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Livelli di cooperazione in SBNMARC

Lo scopo di questo articolo è di fornire una descrizione informale dei quattro livelli di cooperazione tra polo e indice previsti nell’ambito del protocollo SBNMARC, ai quali si fa riferimento nella certificazione di compatibilità con l’Indice degli applicativi rilasciata dall’ICCU, e che determinano il modo con cui tutto un polo interagisce con l’indice.

Questa descrizione ha carattere del tutto non ufficiale (per informazioni ufficiali si veda il sito dell’ICCU alle voci Evoluzione dell’indice SBN e Certificazione di conformità al protocollo SBNMARC) e cerca di illustrare soprattutto le conseguenza pratiche dell’uno o dell’altro livello di cooperazione. Nel prospetto degli applicativi certificati il livello è quello riportato nella terza colonna da sinistra.

LIVELLO 1. Prevede solo la cattura dall’indice di produzione. Chi lavora a livello 1 quindi non contribuisce in alcun modo allo sviluppo del catalogo SBN ma si limita ad importare dati nel proprio catalogo: per questo è previsto un pagamento per lavorare in SBN a questo livello, che comunque non ha attualmente alcuna importanza pratica. Nessun software è certificato a livello 1 e quindi nessun polo lo usa, anche perché molti applicativi permettono già di catturare dati dall’opac.

LIVELLO 2. Prevede la cattura di dati dall’indice e l’invio all’indice di localizzazioni, mentre non permette né la creazione né la correzione di dati in indice. Chi lavora a questo livello non è tenuto ad allinearsi all’indice: se dopo aver catturato un reticolo lo modifica, questa modifica non viene inviata all’indice. In un polo di livello 2 quindi possono esserci catalogazioni anche molto diverse da quelle che nell’indice hanno localizzazioni per quel polo. Chi lavora a livello 2 non fornisce nuovi dati bibliografici ad SBN ma fornisce nuove localizzazioni. Ci sono alcuni applicativi certificati a livello 2, ma alla data di questo articolo nessun polo lavora a questo livello.

LIVELLO 3. Prevede la cattura di dati dall’indice e l’invio all’indice di localizzazioni, nonché la creazione di nuove catalogazioni in indice, mentre non permette né la correzione di dati, e non ha l’obbligo dell’allineamento per i poli che lo usano. Lavorando a livello 3 quindi si contribuisce ad SBN sia con nuove localizzazioni che con creazioni, ma non potendo fare correzioni non si può contribuire a migliorare la qualità dei dati esistenti: se un polo cattura una notizia di scarsa qualità, la corregge e la completa, magari facendo anche un lavoro accuratissimo e altamente professionale, non può mandare in indice il dato corretto, che rimarrà solo in polo. Gli applicativi certificati a livello 3 al momento sono pochi, anche perché alcuni che prima lo erano sono passati a livello 4, i poli che lavorano a questo livello sono 5, ma solo uno di essi usa un applicativo certificato solo a livello 3 (il Polo Biblioteche Ecclesiastiche con EosWEB) mentre gli altri sono a livello 3 per loro scelta, e almeno alcuni solo in via temporanea.

LIVELLO 4. È la vera e propria catalogazione partecipata, che prevede la possibilità di creare e correggere in indice, con obbligo di accettare gli allineamenti. Non è una novità, perché è stata l’unica modalità di lavoro in SBN dalle origini fino all’introduzione si SBNMARC nel 2004. La grande maggioranza dei poli SBN, tra cui ovviamente il Polo SBN Ligure, lavora felicemente a livello 4. Il livello 4 non impedisce che si creino catalogazioni locali, ma impone che sia condiviso tutto ciò che si manda in indice.

All’introduzione di SBNMARC alcuni temevano che l’introduzione dei livelli di cooperazione inferiori al 4 avrebbe scatenato la corsa ad aderire ad SBN al livello più basso possibile, ma in pratica questo finora non è successo, e del resto non si vede perché un polo dovrebbe scegliere di rimanere a livelli più bassi potendo lavorare a livello 4 (a parte situazioni temporanee), cosa che fanno da quasi trent’anni migliaia di biblioteche (e hanno fatto quando i software erano di gran lunga meno perfezionati degli attuali e tutto era più difficile). Per contro i livelli più bassi possono essere utili per favorire l’ingresso in SBN, che vuol dire anche l’arricchimento della base dati, di chi utilizza programmi non certificati a livello 4.

Per quanto riguarda la Liguria, ormai da molti anni i piani regionali prevedono che, ai fini dei piani stessi (inclusa l’assegnazione dei contributi) si considerano poli SBN solo quelli a livello 4, in modo da scoraggiare la corsa all’adesione a livelli più bassi.

Dismissione del protocollo SBN

L’ICCU ha inviato a tutti i poli SBN una circolare del 29 marzo 2012 con la quale comunica che entro l’anno sarà dismesso il protocollo SBN, cioè quello progettato per la prima versione dell’indice (1992) e utilizzato da tutti i software SBN – e quindi anche da client/server che avevamo fino al giugno 2011 – prima che con l’Indice 2 (febbraio 2004) venisse attivato il protocollo SBNMARC.

La cosa per noi del Polo LIG non ha alcun interesse pratico perché SbnWeb, come tutti i software SBN della nuova generazione, usa SBNMARC, ma è comunque un fatto interessante da sapere perché è un momento importante nella storia di SBN.

Interessante anche che, come riportato nella circolare, ci siano ancora 9 poli su 77 che usano il vecchio protocollo (quali sono si può vedere da questa pagina).

Come funzionano le localizzazioni

Ringrazio Gabriella Contardi dell’ICCU per i preziosi consigli e chiarimenti. Si intende che la responsabilità del testo, compresi gli eventuali errori, è interamente mia.

La logica delle localizzazioni, e di conseguenza delle catture, col protocollo SBNMARC di colloquio con l’indice, cioè quello che usano tutti i software comptabili con l’Indice 2 e quindi anche anche SbnWeb, subisce alcune innovazioni di un certo rilievo: non è che il lavoro quotidiano sia completamente rivoluzionato, ma ci sono conseguenze pratiche che è bene sapere per evitare errori e incertezze immotivate.

Da premettere che SbnWeb non ha più la distinzione tra il database di biblio e quello di polo, che era peculiare di client/server e sconosciuta a tutti gli altri software SBN, quindi abbiamo solo due livelli di base dati, cioè il polo e l’indice.

Conviene anche ricordare che SBNMARC prevede diversi livelli di interazione tra i poli e l’indice (su cui ritorneremo in un altro messaggio), e che noi lavoriamo al massimo livello (catalogazione partecipata), cioè possiamo compiere, con l’indice, tutte le operazioni previste per i poli (creare, catturare, correggere notizie), e nello stesso tempo dobbiamo allinearci all’indice, cioè le modifiche apportate in indice da altri poli a notizie da noi possedute vengono automaticamente riportate sul nostro polo. Con il vecchio protocollo di colloquio con l’indice era l’unica modalità di lavoro, e quella che noi abbiamo sempre usato in client/server, mentre le nuove modalità rendono possibili anche interazioni più deboli.

Le localizzazioni sono ora di due tipi:

  • localizzazione per gestione: significa che la biblioteca gestisce il dato bibliografico, cioè l’ha creato o catturato dall’indice, lo può modificare (compatibilmente con il suo livello di autorità) non solo in polo ma anche in indice, e lo mantiene allineato, ossia se il dato viene modificato in indice da parte di un altro polo, questa modifica viene a sua volta, tramite gli allineamenti, ricevuta da tutti gli altri poli che lo hanno localizzato per gestione; questa localizzazione in SbnWeb è indicata dal colore blu, ed evidentemente corrisponde alla localizzazione prevista nel precedente protocollo di colloquio con l’indice
  • localizzazione per possesso: significa che la biblioteca possiede una copia del documento oggetto della catalogazione che si trova in indice; è prevista solo per i titoli corrispondenti a documenti fisici ed è segnalata dal colore verde se il documento è registrato in Polo, dal colore giallo se è registrato in Indice con la localizzazione per possesso, ma non è presente in Polo. Il primo caso (localizzazione per possesso espressa dal colore verde) può verificarsi sia per documenti condivisi con l’Indice, che per documenti catalogati solo in locale, che siano stati collocati e interrogati sulla base dati di Polo (si tratta infatti per questi ultimi di documenti assenti in Indice). Il secondo caso (localizzazione per possesso espressa dal colore giallo) si verifica solo interrogando in Indice titoli di documenti che siano entrati sulla base dati di Indice tramite la migrazione di altre basi dati (es. con la migrazione della base dati di Musica o con Edit16) e che non siano mai stati catturati dal Polo: attualmente non dovrebbero esserci documenti di questo tipo localizzati nel nostro polo.

Concetto fondamentale: noi catalogando e collocando in linea non possiamo avere localizzazione per possesso senza avere anche la localizzazione per gestione (questo invece è possibile in altri livelli di interazione con l’Indice previsti dal protocollo SBNMARC: con la sola localizzazione per possesso una biblioteca può avere una sua versione locale della catalogazione anche molto diversa da quella dell’indice, non può modificare le catalogazioni in indice e non è obbligata ad allinearsi alle modifiche fatte in indice da altri poli).

In pratica, ecco quello che avviene:

  • quando la prima biblioteca del polo crea o cattura un reticolo lo localizza in indice per gestione per se stessa: ciò significa che a questo punto tutte le biblioteche del polo possono utilizzarlo per ordini, inventariazione, collocazione e anche per la gestione bibliografica, in quanto l’Indice abilita la correzione sulle notizie localizzate sul Polo, senza distinguere per biblioteca; pertanto non esiste più la cattura dal polo perché, a differenza di client/server, non esistono altri livelli di base dati su cui i record debbano essere replicati.
  • la localizzazione per gestione in indice per le altre biblioteche del polo avviene quando la biblioteca inventaria la prima copia;
  • per tutte le biblioteche – sia per la prima che ha catturato/creato la notizia, sia per le successive biblioteche del Polo –  la localizzazione per possesso viene automaticamente aggiunta in Indice all’atto della collocazione;
  • eventuali attributi della localizzazione (consistenza, mutilo, disponibilità in formato digitale, etc.) sono inviati in Indice  con il bottone Aggiorna dati di possesso in indice; a differenza di client/server gli attributi della localizzazione sono registrati non solo in Indice, ma anche in Polo.
  • sulla base dati di Polo è registrata la sola localizzazione per possesso; pertanto l’informazione che si ottiene con Esamina localizzazioni:
    •  se la notizia è stata interrogata in Indice, prospetta le localizzazioni sia per gestione che per possesso (o per entrambi i valori) e tutti gli attributi della localizzazione per possesso che sono stati eventualmente registrati in Indice  (consistenza, mutilo, disponibilità in formato digitale, etc.);
    • se la notizia è stata interrogata in Polo, prospetta la sola localizzazione per possesso e i relativi attributi (consistenza, mutilo, disponibilità in formato digitale, etc.) registrati in Indice e replicati in Polo, per i documenti condivisi, o registrati solo in Polo per i documenti solo locali;
    • per i documenti solo locali l’eventuale inserimento su Polo degli attributi di localizzazione si effettua attualmente selezionando la voce Varia dati di possesso della Biblioteca all’interno del menu del Vai a: => Gestione bibliografica.

Si comprende quindi facilmente che le notizie per le quali non possono esistere collocazioni, come i titoli A, P, o D, non saranno mai verdi.

A margine osserviamo che, per una caratteristica abbastanza sgradevole di SbnWeb, dopo aver collocato un titolo questo non appare verde finché non si rifà la ricerca, anche se la localizzazione per possesso è stata regolarmente registrata.

Poiché non esiste più la cattura da polo, tutte le biblioteche possono lavorare immediatamente su tutto ciò che c’è in polo, anche con conseguenze pericolose: possono infatti collocare e correggere anche ciò che non hanno! Occorre quindi particolare attenzione: ad esempio, se si cerca un BID da inventariare e collocare, lo si digita sbagliato e poi non si controlla bene il titolo, si inventaria tranquillamente un libro altrui; lo stesso vale per la correzione, anche in questo caso è più difficile non accorgersene.

Correggere ciò che non si ha potrebbe essere legittimo in qualche caso particolare, ad esempio per aiutare un collega inesperto in difficoltà, ma farlo in modo arbitrario è molto scorretto e anche fonte di errori, visto che non si può controllare il documento. In ogni caso, è evidente che ci vuole molta cautela e che bisogna limitarsi a correggere gli errori verificabili senza esaminare il documento, come errori formali nella punteggiatura e simili. Se qualcuno dovesse abusare di questa possibilità creando danni e confusione gli verrà tolta l’abilitazione a correggere.