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Trattamento pubblicazioni in più unità fisiche

Recentemente mi hanno chiesto quali sono le cose fondamentali da tenere presente per il trattamento delle pubblicazioni in più unità fisiche.

Dopo averla preprato la risposta ho pensato che potesse servire a tutti coloro che non sono ancora molto esperti, per cui la inserisco anche nel blog.

1 – NUOVE CATALOGAZIONI

Dal punto di vista catalografico ovviamente bisogna fare riferimento alla Guida SBN, di cui inutile è inutile fare qui riassunto.

Da leggere bene, comunque in particolare i paragrafi sulle descrizioni a più di tre livelli (rarissime) e quello sui falsi livelli (meno rari). Quest’ultimo paragrafo è piuttosto contorto e si capisce meglio dagli esempi che dal testo, comunque si tratta di questo: ci sono pubblicazioni che apparentemente hanno tre livelli di titoli, ma una numerazione del livello più basso (unità fisica) che si riferisce al titolo d’insieme e non al livello intermedio, come in questo esempio:


TITOLO D'INSIEME
[titolo intermedio 1]
volume 1
volume 2
volume 3
[titolo intermedio 2]
volume 4
volume 5

In questo caso il presunto titolo intermedio si ignora (si segnala solo in nota, o al massimo come titolo D se fosse importante per l’accesso, ma è raro) e si fa una descrizione a due livelli.

Le Reicat inclinano a non creare catalogazioni distinte per le unità fisiche prive di titolo significativo, cioè in SBN i titoli di natura W, ma per ora in SBN si continua a fare queste catalogazioni, che del resto le REICAT non vietano. La recente Circolare dell’ICCU sull’applicazione delle REICAT in SBN specifica però che

Fanno eccezione [al trattamento a livelli] le pubblicazioni costituite da più unità edite insieme contemporaneamente (es. materiale sonoro e musicale, grafico, elettronico) per le quali si può descrivere il livello generale chiuso senza descrivere le singole unità.

Questo del resto era previsto dalla bozza di norme per la catalogazione del materiale video.

Per quanto riguarda i titoli uniformi, nel caso in cui la pubblicazioni in più unità fisiche contenga anche più opere, le REICAT non specificano a quale descrizione vadano legati: io suggerirei di legarli al titolo d’insieme in modo da non disperderli troppo nel reticolo.

Per nuove notizie inferiori, se si tratta di W bisogna crearli partendo dal titolo superiore, perché non si può creare un W da solo. Se si tratta di M si possono creare sia dall’alto che dal basso, ma è consigliabile la seconda soluzione (cioè creare la M e poi il legame 1 al titolo superiore) perché altrimenti non viene fatta la ricerca sul titolo e quindi si rischia di creare dei duplicati, soprattutto se qualcuno avesse già creato la notizia ma senza legarla al titolo superiore.

2 – CATTURE

Catturando un elemento del reticolo viene localizzato l’intero reticolo, quindi tutti gli M e W inferiori.

Se non si possiedono tutti i volumi corrispondenti, non bisogna effettuare la normale cattura, ma utilizzare la funzionalità Gestione livelli 51, accessibile da Vai a -> Gestione bibliografica: viene visualizzato il reticolo, nel quale si possono selezionare con il doppio click i BID da catturare (doppio click di nuovo per deselezionarli).

La scelta riguarda solo i BID gerarchimente inferiori, cioè appunto legati con legame 51 (contiene), tutti gli altri titoli (A, B, C, T, D, P) vengono catturati automaticamente.

Se si cattura qualche bid per sbaglio bisogna – a seconda se è un M o un W – utilizzare la cancellazione titolo oppure delocalizzarlo in biblioteca, polo e indice (in questo secondo caso, se non ha altre localizzazioni in polo andrebbe poi eliminato del tutto, e a questo scopo bisogna avvertire il responsabile del Polo).

3 – COLLOCAZIONE

Se si vuole, si può dare a ciascun volume una collocazione indipendente, utilizzando quindi lo stesso metodo che si usa per i volumi singoli.

Questo però comporta diversi inconvenienti: in Esame collocazioni si vedono i singoli volumi, e può essere difficile capire di che cosa si tratta, soprattutto se sono W. Inoltre con alcuni tipi di collocazione, in particolare quelli che prevedono il numero di catena, se non si hanno subito tutte le unità fisiche diventa impossibile aggiungerle poi di seguito, perché nel frattempo saranno stati collocati altri volumi.

Si può però anche creare una collocazione a livelli, ossia dare una collocazione al titolo superiore, ed identificare ogni unità fisica con una indicazione della sequenza, cioè della posizione in quell’unità è collocata. L’inventario si dà sempre al livello dell’unità fisica, quindi al BID di livello più basso.

Si procede in questo modo: si parte dalla prima unità fisica che si vuole collocare, si assegna l’inventario nel modo consueto, poi in collocazione si sceglie il tab “Nuova collocazione a livelli”, e si assegna la collocazione al titolo superiore e la sequenza all’unità fisica.

E’ molto importante compilare anche la consistenza, che si riferisce all’insieme della collocazione, e non dovrebbe contenere solo il numero totale delle unità fisiche, ma l’elenco, ad esempio non:

7 v.

ma

v. 1-7
oppure
v. 1-3, 5 (2 copie), 6-7
(in entrambi questi esempi il totale è 7 volumi ma evidentemente la consistenza è diversa)

Altri esempi:


v. 1-3
v. 2,4,6-8

Dalla seconda unità fisica in poi, una volta assegnato l’inventario, si sceglie il tab Collocazioni presenti nel reticolo, si sceglie la collocazione desiderata e si procede come prima, aggiornando la consistenza se necessario (qualunque volume si collochi, il programma mostra sempre la consistenza complessiva della collocazione).

La sequenza, come detto, rappresenta l’ordine in cui sono fisicamete collocate le unità: se la pubblicazione presenta un ordine numerico o alfabetico normalmente si segue quello, ma se per qualche motivo si collocano i volumi in un ordine diverso, la collocazione deve riportare quest’ultimo e non quello della pubblicazione. Ovviamente se la pubblicazione non ha una suo ordine intrinseco si sceglierà comunque un ordinamento ai fini della collocazione.

Questo dato può corrispondere o no alla numerazione del volume presente in descrizione, non c’è un collegamento necessario tra i due dati.

Se si hanno più copie di alcune o tutte le unità fisiche, non si è assolutamente obbligati a collocarle tutte insieme: si possono aggiungere alla stessa collocazione, creare nuove collocazioni a livelli o anche collocare singolarmente i volumi doppi.

Infine, un consiglio generale: se possibile, quando si è inesperti è meglio non trattare subito reticoli molto grossi, come quelli delle grandi enciclopedie o altre opere di consultazione, che di solito contengono molte edizioni dei diversi volumi, e in aggiunta molti duplicati e catalogazioni fatte male, per cui può essere difficile individuare i volumi da catturare. E’ consigliabile invece acquisire prima un po’ di esperienza con reticoli a livelli ma più semplici.

Applicazione delle nuove regole di catalogazione (aggiornato)

Molti avranno senza dubbio letto e studiato diligentemente le nuove Regole di catalogazione (REICAT), ma si staranno anche chiedendo se si possano e debbano già applicare nella catalogazione in SBN.

Provo a dare una risposta, suggerendo alcune considerazioni che non sono ordini ma solo suggerimenti che possono essere approfonditi e discussi. Mi pare che queste considerazioni rimangano valide anche dopo la circolare dell’ICCU del 25 giugno che chiede di non applicare le REICAT alla catalogazione in SBN finché non vengano emanate specifiche disposizioni.

Do per scontato che ci poniamo il problema per le creazioni o eventualmente per le correzioni necessarie per altri motivi, escludo quindi che dobbiamo metterci a correggere sistematicamente tutto ciò che si può per adeguarlo alle nuove regole, cosa che non è nostro compito e che del resto non avremmo il tempo di fare.

Chi non ha ancora avuto tempo di studiare le nuove regole deve ovviamente applicare ancora quelle precedenti.

In linea generale comunque secondo me conviene applicare le nuove regole in tutto ciò che è possibile senza rischiare di perturbare il normale funzionamento di SBN, e quindi in primo luogo inserire i titoli uniformi, anche musicali, secondo le nuove regole, e lo stesso vale per gli autori sia per quanto riguarda la forma (es. i santi non vanno più in forma diretta) che la scelta delle intestazioni (criteri più ampi per gli enti autore). In particolare, il titolo uniforme in SBN è sempre stato previsto (col nome di titolo di raggruppamento, natura A e B), anche se non ben disciplinato e spesso trascurato, quindi non si vede perché proprio ora non si dovrebbe continuare ad usare.

Analogamente, si possono catalogare i documenti non pubblicati (cosa che del resto si faceva ampiamente anche prima), e in particolare le raccolte e miscellanee di cui al paragrafo 6.0.5, che a volte (ma non nelle REICAT) sono chiamate anche “raccolte fattizie”.

Si nota facilmente che in base alle regole sono possibili cose che il nostro software non permette, come legami tra titoli uniformi per rappresentare la derivazione di un’opera da un altra e tra autori collettivi e persone che ne fanno parte (ad esempio nel caso di gruppi musicali), e che ovviamente per ora non faremo (ad impossibilia nemo tenetur).

Bisogna però fare attenzione a cose che altererebbero il normale funzionamento del programma oppure produrrebbero dati che gli attuali opac non sono di solito in grado di gestire in modo ottimale:

  • in area 1 non usare la nuova punteggiatura “. ” invece di ” . ” per i titoli di autori diversi perché il programma non sarebbe in grado di distinguerla da quella del titolo dipendente (si tratta di una novità prevista da ISBD Consolidated edition, ma non capisco a quale scopo sia stata introdotta questa punteggiatura ambigua)
  • per separare le note, continuare a usare “. – ” invece di “. ” sempre per non confondere il programma (questa novità è stata introdotta specificamente da REICAT e non da Consolidated ISBD)
  • continuare a inserire i numerali secondo le modalità consuete
  • per adesso legare gli autori dell’opera non solo al titolo uniforme, ma anche a quello della manifestazione (edizione), per evitare che poi negli opac vengano visualizzati in modo inadeguato (gli opac sono incentrati sul livello della manifestazione)
  • continuare a fare la descrizione a livelli col livello superiore trattato secondo le norme specifiche di SBN
  • continuare a creare i W (tranne che per il materiale video, in base alle norme specifiche per la catalogazione dei video in SBN, ancora in stato draft) e i titoli analitici T ed N dove previsto (l’argomento viene approfondito nel seguito)

Il titolo uniforme musicale non dovrebbe creare particolari problemi quanto al trattamento in SBN. Da notare che secondo le nuove norme per il trattamento del materiale musicale in SBN questo titolo deve essere sempre di natura A: sembra che questo superi la norma originaria per cui il titolo di natura A deve essere di livello MAX o SUP, perché a volerla mantenere bisognerebbe o rinunciare in molti casi al titolo uniforme musicale, con notevole danno per la qualità del catalogo, oppure dare il MAX a chiunque cataloghi musica, cosa tecnicamente possibile ma evidentemente non opportuna. Del resto quel vincolo non è implementato dal programma, che quindi accetta tranquillamente titoli A anche a livelli più bassi.

La creazione dei titoli uniformi musicali, soprattutto se la si vuole fare sistematicamente, richiede nozioni di teoria musicale e storia della musica, quindi chi si rende conto di non averle preferibilmente non crei questi titoli per evitare di produrre dati scorretti.

Le nuove regole per la catalogazione SBN del materiale musicale e video sono state concepite appositamente per SBN, per cui dovrebbero essere tranquillamente applicabili, anche se sono ancora definite Draft (sempre meglio che inventarsi qualcosa per conto proprio).

Da notare che lo spoglio (natura N) di cui al punto 6B delle regole per il materiale video è inteso come parte componente di un’opera, e non come opera contenuta in una raccolta con titolo collettivo, caso trattato diversamente dal paragrafo 6A2 che privilegia i titoli uniformi legati alla notizia base rispetto ai titoli analitici.

Analoghe indicazioni (titoli uniformi invece degli analitici) si trovano anche altrove, e le stesse REICAT sono orientate in questo senso: si tratta di una innovazione che tecnicamente si potrebbe applicare fin da subito, ma siccome è una modalità profondamente diversa da quella prevista dalle regole SBN “tradizionali” è certamente meglio continuare a creare i titoli analitici dove previsto. In vista di future evoluzioni però mi sembrarebbe anche opportuno legare tutti i titoli uniformi alla notizia base, e non al titolo analitico.

Per esempio, supponiamo di avere una monografia che contiene un’opera con un testo aggiunto: il mio suggerimento sarebbe di creare la notizia base M, alla quale legare la notizia T per il testo aggiunto, ma poi legare i titoli uniformi per le due opere alla M base, e non uno alla M e l’altro alla T.

Infine, c’è il problema dei W. Le REICAT inclinano a non creare registrazioni per le unità fisiche senza titolo, anche se lo consentono, e così pure le regole per il materiale video (paragrafo 7A2).

Non creare i W di per sé è possibile: si fa una descrizione completa ad un livello, dando come estenzione la designazione specifica e il numero delle unità (es. 2 v. oppure 4 compact disc ecc.), con eventuale nota di contenuto se opportuna, e poi i singoli inventari si legano tutti a questa notizia, indicando nelle precisazioni di inventario a quale volume si riferiscono. Si tratta però di una notevole rottura rispetto alla tecnica fin qui usata in SBN, e in alcuni opac potrebbero esserci problemi a capire facilmente a quale volume si riferisca ciascun inventario (per esempio il CBL attualmente visualizza solo l’inventario e non la collocazione e le precisazioni), quindi per adesso suggerisco di continuare a crearli, tranne forse che per il materiale video, visto che le nuove norme sembra fortemente inclini a non utilizzarli.

Vista l’impostazione complessiva di questi nuovi testi, mi sembra comunque verosimile che si arrivi, non so in quali tempi, ad un abbandono dei W, che del resto sono sempre stati discussi perché alcuni li accusano di essere macchinosi e poco comprensibili per gli utenti, mentre altri li difendono sostenendo che permettono una gestione più precisa sia dell’aspetto bibliografico che dei documenti fisici.