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Livelli di autorità e correzioni

Mi hanno fatto il quesito che riporto di seguito, che è senza dubbio di interesse generale, per cui ho pensato che meritasse riportare nel blog la risposta.

durante le “catture” mi trovo spesso in presenza di catalogazioni esguite da livelli medi – a volte anche superiori – e perciò non modificabili da livelli minimi prive di indicazione del o dei traduttori e spesso sono le uniche esistenti in indice. Come mi devo comportare in questi casi considerata la sua raccomandazione di non appesantire l’indice con nuovi reticoli o segmenti di essi?

Certamente non bisogna mai duplicare delle notizie solo perché non si possono correggere quelle presenti.

Correggerle invece si può, e a questo scopo bisogna capire prima in che modo si gestisce il livello di autorità, e poi come ci si dovrebbe regolare con le correzioni.

Quanto al livello di autorità, bisogna tenere presente che in ogni biblioteca del polo c’è almeno un bibliotecario, che di solito è quello col numero 1 (per esempio, se la biblioteca ha codice XX sarà lo userid XX1), che ha tutte le autorizzazioni previste per la biblioteca, compresa quella a impostare il livello di autorità per se stesso e per gli altri bibliotecari della biblioteca.

Il primo bibliotecario di una biblioteca viene sempre creato dal responsabile del polo e come massimo livello che può utilizzare gli viene assegnato MIN.

Per permettergli di lavorare a livello MED e MAX bisogna andare in Gestione -> Gestione del sistema -> Abilitazione alle funzioni -> Abilitazione bibliotecari, cercare il bibliotecario interessato, cliccare sul bottone Livelli autorità (sulla destra) e lì impostare il valore desiderato, tenendo presente che non possiamo comunque avere livelli superiori a MAX (SUP e AUF sono riservati a chi ha compiti di manutenzione e controllo dei dati, tra cui le biblioteche nazionali centrali), anche se il programma dà l’impressione che si possano usare.

Quando si aumenta il livello per il moderno, non per questo bisogna però aumentare anche quello per la catalogazione dell’antico, a meno che si tratti di un bibliotecario con specifica preparazione.

Nel modo descritto sopra si imposta il livello più alto che il bibliotecario può utilizzare, ma per inserire i dati in condizioni normali non bisogna utilizzare quello, bensì il solito MIN, che usiamo tutti e non ci fa correre il rischio di blindare qualche nostro errore.

Per impostare il livello di default, cioè quello usato normalmente, si va in Strumenti -> Personalizza e sotto G.B. Materiale moderno e G.B Materiale antico si verifica che non sia superiore a MIN, ed eventualmente lo si modifica (per l’antico di solito è consigliabile impostarlo a REC, che è inferiore a MIN).

Da notare anche la checkbox In auto al valore minimo sufficiente: questo indica se il programma deve visualizzare un avviso quando, per una correzione, passa ad un livello superiore a quello di default. Consiglio di cliccare questa casella, soprattutto all’inizio, perché ciò permette di capire immediatamente se si sta lavorando ad un livello più alto del solito e quindi di usare la necessaria cautela.

Ricordo comunque che i MAX si possono correggere solo portandoli a SUP, cosa che non possiamo fare, quindi in pratica noi possiamo correggere solo i MED. Per gli altri, si può segnalare la cosa, tramite il responsabile del polo, alle persone che si occupano della manutenzione dei dati in indice o anche direttamente a biblioteche di altri altri poli che abbiano la necessaria autorità, ma per non sommergere di segnalazioni quei poveretti di solito questo si fa solo in caso di errori gravi e tali da pregiudicare il ritrovamento o l’identificazione della notizie bibliografica. Si fa anche quando ci sono duplicazioni di titoli o autori importanti o duplicazioni “multiple”, per esempio quando un autore si trova in cinque o sei varianti non collegate tra loro.

I MIN si possono correggere lasciandoli al loro livello, quindi vanno portati ad un livello superiore sono in quei rari casi in cui c’è qualche motivo per farlo (generalmente perché si sono fatti accertamenti particolarmente accurati sui dati da inserire).

Nel modo ora spiegato ci si mette in grado di correggere, ma è necessario riflettere su come e quando correggere.

Come già osservato in varie occasioni, noi non abbiamo l’obbligo di correggere dati inseriti da altri (naturalmente ognuno avrebbe il dovere di correggere i propri errori), ma questo non vuol dire che non si possa fare.

E’ però necessaria moltissima cautela, soprattutto da parte di coloro la cui esperienza è ancora limitata: bisogna sempre riflettere bene sulla regola che si sta applicando, perché a volte in questo modo si comprende che in realtà aveva ragione l’altro catalogatore.

Attenzione anche alla possibilità che la catalogazione che sembra errata si riferisca ad una edizione diversa dalla nostra, anche se simile.

In caso di dubbio, non correggere!

Ricordare anche che le correzioni non hanno tutte lo stesso “peso”: in linea molto generale, quelle che comportano l’aggiunta di elementi sono un po’ meno pericolose di quelle che ne comportano la cancellazione o sostituzione, ma questo non vale in tutti i casi (aggiungere un legame errato verso un titolo superiore è una pessima idea!). La cautela maggiore a mio parere è richiesta per l’intervento sui legami gerarchici tra titoli, per i quali spesso è più consigliabile rivolgersi alla manutenzione dell’indice, soprattutto nel caso di reticoli molto grandi e complessi. Molta cautela ci vuole anche con le fusioni: in caso di dubbio, rifiutare la fusione.

Se qualcuno non ha chiaro cosa siano i legami gerarchici tra titoli, meglio che per adesso non faccia correzioni (le fusioni sono un argomento un po’ particolare che possiamo approfondire a parte).

Attenzione anche al rapporto costi-benefici di quello che si fa: possono esserci correzioni di dettagli di scarsa importanza che occupano tempo senza una corrispondente utilità per gli altri bibliotecari e per i lettori. E’ utile invece correggere gli errori gravi, soprattutto se compromettono la possibilità di reperire e identificare la notizia, per esempio titolo proprio riportato in forma errata, autori principali mancanti o errati.

Chi non ha mai fatto correzioni, per le prime volte potrebbe cercare di consultarsi con altri, ad esempio con l’ufficio regionale, con qualche collega o chiedendo pareri sulla lista Sbn-Liguria.