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Appunti su consistenza, collocazioni e inventari

I dubbi espressi da un catalogatore mi hanno dato l’occasione per mettere insieme alcuni piccoli appunti su consistenza, collocazioni e inventari che ho pensato di condividere qui perché potrebbero essere utili anche ad altri, soprattutto i meno esperti.

Ogni tanto sorgono incertezze sulla consistenza, a proposito della quale il punto fondamentale è che si tratta di un attributo della collocazione, non dell’inventario (unità fisica). Pertanto cosa si debba mettere in consistenza dipende dal titolo a cui è associata la collocazione.

Se è associata al titolo particolare di solito contiene solo un volume (o altro tipo di unità fisica, per esempio CD, DVD ecc.) e si scrive 1 v. o altra espressione appropriata. C’è anche qualche caso diverso meno frequente, ad esempio più copie di un libro messe sotto la stessa collocazione: in questo caso si darà un’indicazione come 3 copie.

Se la collocazione è associata ad un titolo superiore (come una monografia superiore o un periodico) si mette la consistenza analitica di ciò che si colloca sotto quel titolo, ad esempio:

vol. 1-7

vol. 1,3, 5-7 [significa che mancano i volumi 2 e 4]

vol. 1-2, 3 (2 copie), 4 (3 copie), 5-7

vol. 1-3, 5 (2 copie), 6-8 [significa che manca il volume 4 ma il 5 è presente in due copie]

Non basta indicare il numero complessivo dei volumi, perché non è un dato abbastanza preciso: 7 v. potrebbero essere i volumi dall’1 al 7 o sette copie dello stesso volume o molte altre combinazioni ancora.

La consistenza non è da confondere con indicazioni come v. 1, v. 2 o simili che si inseriscono nella nota all’esemplare. Si tratta di indicazioni sul volume particolare che possono essere molto importanti soprattutto se non si fa la catalogazione a livelli, perché senza queste indicazioni non si capirebbe a cosa corrisponde il singolo inventario, e ciò tra l’altro creerebbe problemi nella gestione del servizi (si rischierebbe di non sapere bene, ad esempio, che cosa si sta dando in prestito).

Se quindi dovessero venire ridimensionati i W aumenterebbe molto l’importanza di questa nota.

Il numero di sequenza non c’entra con la consistenza, ma semmai fa parte della collocazione. La sequenza indica in quale posizione è collocato quel particolare volume, per cui:

  • se il documento reca una numerazione, corrisponde alla numerazione (a meno che per qualche motivo non si voglia collocare in ordine diverso, cosa che però generalmente mi sembra sconsigliabile)
  • se non c’è una numerazione ma c’è un evidente ordine delle unità (ad esempio cronologico, tematico ecc.) corrisponde a quell’ordine, anche qui salvo eccezioni come detto al punto precedente
  • se non c’è nessun tipo di ordine che risulta dalla pubblicazione decide il bibliotecario in che ordine  collocare le unità e assegna un numero di sequenza corrispondente

Attenzione a non confondere il numero di sequenza con la designazione delle unità o parti di cui al paragrafo 5.2.0.3 delle REICAT, dato che fa parte della descrizione e può anche mancare, mentre il numero di sequenza dovrebbe sempre essere presente, visto che le unità normalmente vengono collocate in un ordine determinato (non determinarlo mi sembra poco opportuno perché può creare confusione, soprattutto se le unità sono molte).

Se la collocazione è sul titolo superiore è normale correggere la consistenza per  aggiungere nuove unità non possedute al momento della collocazione iniziale, perché è evidente che se tali unità non erano possedute non potevano essere indicate nella consistenza, anche se ne fosse stata già prevista l’acquisizione, che registra uno stato di fatto e non una previsione.

A differenza della collocazione, l’inventario è sempre associato con l’unità fisica, per cui quando la collocazione è sul titolo superiore l’inventario non è legato a tale titolo ma alle unità subordinate, se descritte singolarmente.

Naturalmente gli inventari si attaccano al livello superiore se le unità non sono descritte singolarmente, cosa che attualmente è ammessa in alcuni casi con la musica e quando si recupera da scheda, senza libro in mano, se la scheda non contiene i dati delle singole unità. Vedremo se la nuova Guida allargherà questi casi.

La nozione di unità fisica ai fini dell’inventariazione non va sempre intesa in senso letterale, ma interpretata nel contesto del documento che si tratta: ad esempio, normalmente si assegna un unico inventario ad un libro con un allegato, all’annata di un periodico anche se comprende molti fascicoli e a volte anche a confanetti con registrazioni musicali di contenuto omogeneo, come un’opera lirica suddivisa in più CD.

Attenzione: la consistenza si riferisce alla collocazione a cui è associata, non necessariamente a tutto ciò che la biblioteca possiede di una certa edizione. Ad esempio, se dell’edizione in più volumi sono possedute due copie, queste possono essere collocate in modo indipendente, per cui ogni collocazione avrà la consistenza della rispettiva copia. Oppure: se di un particolare volume si possiede una seconda copia, questa può essere collocata insieme alle altre, e allora rientrerà nella consistenza di quella collocazione, o a parte, e allora ci sarà una consistenza per quella collocazione.

Visualizzazione della consistenza di polo e di indice

ATTENZIONE: dopo la prima pubblicazione il 28 giugno 2011 questo articolo ha ricevuto, il 29 giugno 2011, correzioni e integrazioni sostanziali. Chi ha letto la prima versione non ne tenga conto e rilegga questa.

Ecco le informazioni essenziali sulla gestione della consistenza di collocazione in SbnWeb, gestione che è in parte diversa rispetto a client/server.

Ora è possibile visualizzare la consistenza di una collocazione non solo in polo, ma anche in indice.

La visualizzazione della consistenza in polo è possibile solo se alla collocazione viene associato un esemplare, la cui consistenza è quella che si vede in polo, mentre in indice è possibile sia tramite l’esemplare, sia anche compilando solamente il campo Consistenza tramite il bottone Aggiorna dati di possesso in indice.

Chiariamo punto per punto.

Per visualizzazione qui si intende quella che è accessibile dal menu Esamina, e quindi è disponibile per tutte le biblioteche e non solo per quella che possiede il documento, la quale può comunque vedere (e modificare) la consistenza dalla Gestione documento fisico.

La consistenza è rimasta quella che era in client/server, cioè l’indicazione delle unità fisiche che fanno parte della collocazione o dell’esemplare. È un dato molto utile perché fa capire in un colpo solo che cosa è contenuto in una certa collocazione: per questo essa non va data in forma cumulativa, ma come distinta delle unità possedute.

Ad esempio, se per una edizione in 7 volumi, si indica come consistenza 7 v. non si capisce se la biblioteca possiede i volumi dall’1 al 7, oppure 7 copie di un solo volume. Bisogna invece indicare:

v. 1-7

v. 5 (7 copie)

v. 1-3, 5 (2 copie), 6-7

ecc. ecc. (si noti che tutti gli esempi danno come totale 7 volumi).

In caso di documento in un’unica unità fisica bisogna indicare 1 v. e non v. 1, che farebbe pensare al primo volume di una sequenza.

Per i libri antichi è uso consolidato, anche se non pare previsto da alcuna norma, usare il termine esemplare invece di copia.

L’esemplare è un concetto che ha sempre avuto la tendenza ad essere abbastanza oscuro.

La bozza del manuale di SbnWeb che ci ha fornito l’ICCU lo definisce nel modo seguente, che mi pare piuttosto chiaro:

L’esemplare è l’insieme delle unità fisiche che costituiscono l’unità bibliografica, o un elemento di aggregazione delle informazioni relative ai volumi posseduti.
La definizione dell’esemplare serve quindi ad avere una visione complessiva del posseduto dei volumi che fanno parte di un’opera o di una collana a prescindere dalla loro collocazione fisica. Descrive la consistenza dell’opera.

Esempi:

– Monografia in un volume (in una o più copie)
L’esemplare è la monografia stessa

– Monografia in più volumi
Posso creare l’esemplare alla monografia superiore

– Monografie che fanno parte di una collana Posso creare l’esemplare alla collana

–    Monografia in più volumi facente parte di una collana
Posso creare l’esemplare alla monografia superiore oppure alla collana

L’Esemplare ha come dato la Consistenza (polo): Indicazione sintetica dei volumi posseduti.

La Consistenza dell’esemplare va quindi aggiornata ogni volta che si colloca un volume che appartiene all’esemplare.
La consistenza di esemplare può essere inviata in Indice

Se si crea l’esemplare, tramite il bottone Aggiorna dati di possesso in indice che appare creando o modificando una collocazione si manda in indice la consistenza dell’esemplare.

Se non si desidera creare l’esemplare, è possibile comunque inviare la consistenza in indice sempre cliccando sul bottone Aggiorna dati di possesso in indice, e compilando il relativo campo coi criteri sopra indicati.

Lo stesso risultato si ottiene tramite Vai a -> Gestione bibliografica -> Operazioni di servizio su localizzazioni, e cliccando sull’identificativo della biblioteca, che porta alla stessa schermata. Questo può essere comodo per intervenire sul dato, ad esempio se non si è inserito durante la collocazione, evitando di entrare nella modifica dell’inventario e collocazione.

Poiché visualizzare la consistenza, almeno in indice, è cosa estremamente utile per capire che cosa esattamente possiede la biblioteca di un certo documento, ed evitare così che venga richiesto proprio quello che manca, è molto opportuno che quando si colloca venga utilizzato il comando Aggiorna dati di possesso in indice in modo da potervi indicare la consistenza (questo non cambia però il tipo di localizzazione, che è comunque per possesso anche se non si invia la consistenza).

Per visualizzare la consistenza in polo invece bisogna che venga creato l’esemplare, cosa che comunque richiede pochissimo lavoro aggiuntivo e si fa con l’apposito bottone Esemplare, sempre dalla creazione o modifica dell’inventario e collocazione.

Volendo scegliere, mi sembra chiaro che sia meglio mandare la consistenza solo in indice piuttosto che solo in polo, in modo che venga vista da tutte le biblioteche SBN.

Anche in client/server la consistenza di polo era visualizzabile solo dall’esemplare, anche se questo probabilmente era sfuggito a molti (alcuni indicavano la consistenza nelle note all’inventario, che venivano visualizzate, e questo poteva dare l’impressione che venisse visualizzato il campo della consistenza; questa indicazione nella nota all’inventario però era relativa al singolo inventario e non al livello superiore).