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Volumi legati assieme

Ogni tanto qualcuno si trova in imbarazzo davanti al caso copie di pubblicazioni in più volumi che hanno alcuni volumi legati assieme, anche se separati nella pubblicazione originali, ad esempio una pubblicazione in dodici volumi che sono stati rilegati tre a tre.

Va detto innanzitutto che questa è una particolarità della copia, e quindi non può avere effetto sulla descrizione bibliografica, neppure se sulla legatura comparissero dei titoli o se fossero stati eliminati i frontespizi della pubblicazione originale.

Bisogna quindi creare o catturare la descrizione dell’opera nella sua configurazione originale.

Passando al trattamento della copia, una soluzione interessante sarebbe quella di inventariare non i volumi originari, ma quelli fisicamente presenti in biblioteca, cioè quelli derivanti dalla rilegatura, indicando nelle note all’inventario che cosa contiene quel volume (ad esempio: Contiene i vol. 1, 2 e 3 legati assieme).

Di per sé sarebbe una cosa ragionevole (anche perché difficilmente questa legatura verrà smontata per ripristinare i volumi originari, nel qual caso comunque si potrebbero sempre modificare gli inventari) ma, almeno nel contesto attuale, secondo me produce alcuni inconvenienti pratici: infatti se si lega l’inventario ad una parte dei volumi presenti in descrizione (ad esempio, se avessimo 12 volumi legati tre a tre si potrebbe legare l’inventario ai volumi 1, 4, 7 e 10) questo darebbe l’impressione che la biblioteca possieda solo quei volumi, perché per capire che non è così bisognerebbe leggere accuratamente le note all’inventario; se si legano tutti gli inventari al livello superiore, bisogna ugualmente che l’utente, per capire che cos’ha la biblioteca, esamini il reticolo con una cura che non sempre si può presupporre (anzi, di solito bisogna presupporre che non ci sia).

A me sembrerebbe quindi più consigliabile inventariare i volumi originari, indicando in nota a ciascuno a che cosa è legato (per il primo: legato coi v. 2 e 3; per il secondo: legato coi v. 1 e 3; per il nono: legato coi volumi 7 e 8), anche se è un lavoro un po’ noioso.

Questa soluzione permetterebbe, dal punto di vista puramente tecnico, di registrare separatamente prestiti diversi per singoli volumi legati assieme, visto che questi corrispondono ad inventari indipendenti! In pratica però è improbabile che succeda una cosa del genere, anche se coi bibliotecari non si può mai dire, perché se viene registrato il prestito di un volume l’utente preleva necessariamente tutti quelli legati assieme, e quindi anche gli altri non sono più in biblioteca.

Nulla di particolare per quanto riguarda la collocazione, se non il fatto ovvio che i singoli volumi legati insieme non possono essere messi in posti diversi! Di conseguenza non ha molto senso assegnare loro collocazioni autonome, anche se continue, ed è meglio una collocazione a livelli.

Appunti su consistenza, collocazioni e inventari

I dubbi espressi da un catalogatore mi hanno dato l’occasione per mettere insieme alcuni piccoli appunti su consistenza, collocazioni e inventari che ho pensato di condividere qui perché potrebbero essere utili anche ad altri, soprattutto i meno esperti.

Ogni tanto sorgono incertezze sulla consistenza, a proposito della quale il punto fondamentale è che si tratta di un attributo della collocazione, non dell’inventario (unità fisica). Pertanto cosa si debba mettere in consistenza dipende dal titolo a cui è associata la collocazione.

Se è associata al titolo particolare di solito contiene solo un volume (o altro tipo di unità fisica, per esempio CD, DVD ecc.) e si scrive 1 v. o altra espressione appropriata. C’è anche qualche caso diverso meno frequente, ad esempio più copie di un libro messe sotto la stessa collocazione: in questo caso si darà un’indicazione come 3 copie.

Se la collocazione è associata ad un titolo superiore (come una monografia superiore o un periodico) si mette la consistenza analitica di ciò che si colloca sotto quel titolo, ad esempio:

vol. 1-7

vol. 1,3, 5-7 [significa che mancano i volumi 2 e 4]

vol. 1-2, 3 (2 copie), 4 (3 copie), 5-7

vol. 1-3, 5 (2 copie), 6-8 [significa che manca il volume 4 ma il 5 è presente in due copie]

Non basta indicare il numero complessivo dei volumi, perché non è un dato abbastanza preciso: 7 v. potrebbero essere i volumi dall’1 al 7 o sette copie dello stesso volume o molte altre combinazioni ancora.

La consistenza non è da confondere con indicazioni come v. 1, v. 2 o simili che si inseriscono nella nota all’esemplare. Si tratta di indicazioni sul volume particolare che possono essere molto importanti soprattutto se non si fa la catalogazione a livelli, perché senza queste indicazioni non si capirebbe a cosa corrisponde il singolo inventario, e ciò tra l’altro creerebbe problemi nella gestione del servizi (si rischierebbe di non sapere bene, ad esempio, che cosa si sta dando in prestito).

Se quindi dovessero venire ridimensionati i W aumenterebbe molto l’importanza di questa nota.

Il numero di sequenza non c’entra con la consistenza, ma semmai fa parte della collocazione. La sequenza indica in quale posizione è collocato quel particolare volume, per cui:

  • se il documento reca una numerazione, corrisponde alla numerazione (a meno che per qualche motivo non si voglia collocare in ordine diverso, cosa che però generalmente mi sembra sconsigliabile)
  • se non c’è una numerazione ma c’è un evidente ordine delle unità (ad esempio cronologico, tematico ecc.) corrisponde a quell’ordine, anche qui salvo eccezioni come detto al punto precedente
  • se non c’è nessun tipo di ordine che risulta dalla pubblicazione decide il bibliotecario in che ordine  collocare le unità e assegna un numero di sequenza corrispondente

Attenzione a non confondere il numero di sequenza con la designazione delle unità o parti di cui al paragrafo 5.2.0.3 delle REICAT, dato che fa parte della descrizione e può anche mancare, mentre il numero di sequenza dovrebbe sempre essere presente, visto che le unità normalmente vengono collocate in un ordine determinato (non determinarlo mi sembra poco opportuno perché può creare confusione, soprattutto se le unità sono molte).

Se la collocazione è sul titolo superiore è normale correggere la consistenza per  aggiungere nuove unità non possedute al momento della collocazione iniziale, perché è evidente che se tali unità non erano possedute non potevano essere indicate nella consistenza, anche se ne fosse stata già prevista l’acquisizione, che registra uno stato di fatto e non una previsione.

A differenza della collocazione, l’inventario è sempre associato con l’unità fisica, per cui quando la collocazione è sul titolo superiore l’inventario non è legato a tale titolo ma alle unità subordinate, se descritte singolarmente.

Naturalmente gli inventari si attaccano al livello superiore se le unità non sono descritte singolarmente, cosa che attualmente è ammessa in alcuni casi con la musica e quando si recupera da scheda, senza libro in mano, se la scheda non contiene i dati delle singole unità. Vedremo se la nuova Guida allargherà questi casi.

La nozione di unità fisica ai fini dell’inventariazione non va sempre intesa in senso letterale, ma interpretata nel contesto del documento che si tratta: ad esempio, normalmente si assegna un unico inventario ad un libro con un allegato, all’annata di un periodico anche se comprende molti fascicoli e a volte anche a confanetti con registrazioni musicali di contenuto omogeneo, come un’opera lirica suddivisa in più CD.

Attenzione: la consistenza si riferisce alla collocazione a cui è associata, non necessariamente a tutto ciò che la biblioteca possiede di una certa edizione. Ad esempio, se dell’edizione in più volumi sono possedute due copie, queste possono essere collocate in modo indipendente, per cui ogni collocazione avrà la consistenza della rispettiva copia. Oppure: se di un particolare volume si possiede una seconda copia, questa può essere collocata insieme alle altre, e allora rientrerà nella consistenza di quella collocazione, o a parte, e allora ci sarà una consistenza per quella collocazione.

Inventari e collocazioni sul titolo superiore

Sono stati riscontrati casi di reticoli a livelli, ossia con descrizione del livello generale e delle singole unità fisiche (riferiti a pubblicazioni in più volumi o altri tipi di unità fisiche), nei quali qualche biblioteca ha assegnato inventario e collocazione al titolo superiore anziché ai titoli inferiori corrispondenti alle unità.

Non solo, ma qualche volta sono stati assegnati inventari sia alle singole unità che al titolo superiore, rendendo così quanto meno difficile capire quale sia davvero il posseduto di quella biblioteca.

Questa pratica inoltre produce anche il seguente effetto indesiderato nel CBL: facendo una ricerca limitata ad una biblioteca che possiede una o più unità fisiche correttamente inventariate o collocate, viene ovviamente ritrovato anche il livello superiore, nel quale però appare solo la localizzazione della biblioteca che ha inventariato tale livello, creando confusione nell’utente, che pensava di cercare in una biblioteca e ne vede spuntare un’altra.

Bisogna quindi normalmente evitare di inventariare e collocare il livello superiore in presenza di reticoli a livelli.

Dico normalmente perché possono esserci casi di pubblicazioni non a stampa in cui le unità fisiche sono prive di titolo particolare e tanto integrate tra loro da rendere ammissibile, se non preferibile, l’assegnazione di un unico inventario: se però una pubblicazione di questo genere è già stata catalogata a livelli, la biblioteca che aveva programmato di assegnare un unico inventario dovrà per forza assegnarlo al livello superiore (ma in quel caso non assegnerà inventari anche a quelli inferiori!).

Come ovvio, gli inventari si assegneranno solo al titolo d’insieme nei casi in un cui è ammessa la catalogazione ad un unico livello (bid a livello 05, pubblicazioni video e musicali con unità prive di titolo particolare: da ricordare che è sempre obbligatoria, tranne che per gli 05, la creazione di notizie per le unità con titolo particolare).

Conviene quindi che tutti facciano attenzione per il futuro e a cerchino di sistemare gli inventari e collocazioni assegnati in passato in modo errato (purtroppo attualmente non possiamo estrarre un elenco di tutti i titoli superiori che abbiano inventari e collocazioni).