Archivi tag: catalogazione in indice

Manutenzione software indice ed SbnWeb

Desta più di una perplessità la gara per la manutenzione del software dell’Indice e di SbnWeb bandita dall’ICCU, i cui termini si sono chiusi nei giorni scorsi (tutta la documentazione qui), servizio la cui importanza fondamentale è palese a tutti.

Avendo qualche esperienza anch’io di redazione di capitolati devo dire che farne uno assolutamente perfetto sotto qualunque aspetto e in ogni minimo dettaglio è quanto meno difficile, e realizzare questo lo era in particolare, trattandosi di un contratto di manutenzione di software che per sua natura non può specificare i singoli interventi di sviluppo richiesti.

Tuttavia mi sembra lecito dire il punto critico è l’importo a base d’asta (€ 600.000 IVA esclusa per un contratto di un anno) che sembra particolarmente alto, e forse troppo alto, se si considera che il capitolato non comprende la gestione del CED indice e ha per oggetto interventi su due prodotti non perfetti ma sostanzialmente stabili e che non si prevede certo di rivoltare a gambe all’aria. E’ ovvio che stabilire una base d’asta troppo alta in una gara rischia di impedire di ottenere i risultati più vantaggiosi sotto il profilo economico.

Ciò vale a maggior ragione se si esaminano i dettagli di quanto è stato previsto per l’offerta economica, per la quale si assegnano solo 20 punti sui 100 totali previsti. Sicuramente è giusto non fare le gare solo sul ribasso e puntare sulla qualità ma in questo caso c’è da chiedersi se non si cada nell’eccesso opposto: 20 punti su 100 non saranno troppo pochi?

Un altro punto piuttosto critico sono le condizioni alle quali le ditte interessate possono prendere visione del software (che, ricordiamo, è un freeware distribuito sotto licenza proprietaria, come spiegato in questo articolo): non possono avere copia del software, neppure parziale, ma possono solo prenderne visione presso l’ICCU. Questa disposizione così restrittiva finisce per avvantaggiare la ditta che ha attualmente in carico la manutenzione (Almaviva) e che per forza di cose il software lo conosce già meglio di tutti. In una gara del genere è inevitabile che il precedente fornitore si trovi in qualche misura avvantaggiato, ma il bando dovrebbe contenere delle previsioni che riducano al minimo questo vantaggio, mentre in questo caso sembra che ciò non avvenga.

Perplessità sembrano emergere anche dai dettagli per l’attribuzione dei punteggi: una formula che il Regolamento di applicazione del Codice dei contratti prevede per il calcolo dei coefficienti per l’attribuzione del punteggio pare utilizzata nel disciplinare di gara per calcolare direttamente il punteggio, che per le caratteristiche della formula non potrebbe essere superiore ad 1. La discrepanza con la previsione dei 20 punti per l’offerta economica sembra però un po’ troppo grossolana, quindi forse si tratta solo di un problema interpretativo magari favorito da una formulazione non ottimale del testo, per cui – in assenza di elementi più chiari – non è il caso di insistere su questo punto.

Modificare dati solo in Indice (aggiornato alla versione 16-6-2014)

Il testo che segue è stato aggiornato alle modifiche intervenute con la versione 16-6-2014 di Sbnweb.

Il protocollo SBNMARC ci dà una possibilità che prima non avevamo e che in alcuni casi può essere molto utile, ma va usata con estrema cautela: si tratta della possibilità di correggere in indice dati bibliografici che non sono in polo.

Vediamo innanzitutto quando serve questa possibilità: serve quando non è possibile catturare qualche cosa a causa di errori nei dati che il polo non accetta. Potrebbe trattarsi di squadrature oppure di dati incoerenti che si trovano in indice in seguito ad importazioni di dati esterni, oppure in seguito a difetti nei controlli del software dell’indice (magari non quello di oggi ma quello di molti anni fa, non dimentichiamo che l’indice funziona dalla fine del 1992). Ad esempio, pochi giorni fa è stata trovata una monografia con il tipo di data C che si applica solo a periodici e continuazioni.

Questi problemi sono diventati più frequenti da quando, nel 2015, è stata resa obbligatoria la data anche col tipo di data F, perché ci sono molti bid che ne sono privi e ora non si possono più catturare perché non passano il controllo.

Attraverso il menu Vai a -> Gestione bibliografica -> Modifica localizzazioni per gestione è possibile modificare la localizzazione in indice, assegnando alla propria biblioteca la localizzazione per gestione, che è quella che permette di intervenire sulla catalogazione. La schermata mostra innanzitutto le localizzazioni presenti: per aggiungere la propria bisogna cliccare sull’icona con la matita presente all’estremità destra nella barra blu in testa alla tabella delle localizzazioni. Questa operazione presuppone una specifica abilitazione del bibliotecario che, non essendo prevista prima della versione 16-6-2014, va aggiunta appositamente con la solita procedura di gestione bibliotecari.

A questo punto – sempre compatibilmente con il livello di autorità della notizia – si possono fare le correzioni necessarie: SbnWeb avverte che si sta correggendo una notizia non in polo, ma permette di fare l’operazione.

Fatte le correzioni, bisogna finalmente catturare la notizia. Non si può però fare la cattura normale,  perché l’indice, vedendo la notizia già localizzata, la considererebbe già catturata e quindi non permetterebbe di catturarla di nuovo. Bisogna invece: posizionarsi sulla notizia in indice ed utilizzare (dal Vai a) la funzione Allinea reticolo (questa normalmente è la via più comoda), oppure cancellare la localizzazione per gestione prima inserita e poi fare la cattura normale.

Si tratta evidentemente di una cosa da fare con molta cautela e solo in vista di una successiva cattura: non è nostro compito correggere in indice cose che non abbiamo in polo, quindi attenzione agli eccessi di entusiasmo.

Se gli errori in indice non impediscono la cattura non ha nessun senso seguire questo procedimento, basta catturare e correggere poi quello che serve.

Chi dovesse abusare di questa possibilità senza dubbio prima o poi verrà scoperto e pagherà il fio della sua nequizia.

Da ricordare che è stata introdotta anche la funzionalità Aggiorna dati di possesso che permette analoghe operazioni con la localizzazione per possesso, cosa che però naturalmente non serve per poter intervenire sulla catalogazione. Si intende che si parla di dati di possesso in indice, perché per modificare quelli di polo si interviene sulla gestione documento fisico.

La localizzazione per possesso in indice può essere eliminata solo con la funzionalità Delocalizza documento.