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Allineamenti

Poiché alcuni potrebbero non avere adeguate conoscenze sugli allineamenti, vengono qui riassunte le principali nozioni sull’argomento.

Quando correggiamo dei dati in indice, gli stessi dati vengono automaticamente trasferiti anche in polo, per cui indice e polo risultano allineati, ossia possiedono gli stessi dati.

Ma quando un altro polo (oppure chi fa centralmente manutenzione dei dati) modifica in indice qualche dato che possediamo anche noi, il nostro polo non ne sa niente e la sua versione di quei dati si trova ad essere non allineata con quella dell’indice.

Per rimediare a questa situazione viene fatto il cosiddetto allineamento: il polo richiede all’indice i dati da allineare e modifica i suoi in modo che siano allineati con quelli dell’indice (ovviamente questo è possibile perché l’indice – man mano che vengono fatte modifiche – registra quali sono i dati da allineare per ciascun polo).

Ad esempio, supponiamo che qualcuno da un altro polo aggiunga un legame ad un reticolo che abbiamo anche noi: con l’allineamento questo legame viene creato anche in polo. Lo stesso accade per correzioni alla descrizione, modifica di nomi degli autori, fusioni, cancellazioni ecc. Gli allineamenti agiscono sui dati condivisi con l’indice, quindi su quelli della gestione bibliografica, non sulla catalogazione semantica (per la quale la condivisione con l’indice viene gestita diversamente) né tantomento sui dati gestionali e sui servizi.

Gli allineamenti vengono eseguiti centralmente dall’assistenza del polo, quindi le singole biblioteche non devono preoccuparsi di questo.

Si tratta di elaborazioni differite che tutti possono vedere in polo appunto sotto Elaborazioni differite -> Stato delle richieste, dove è possibile anche esaminare i report dei risultati (si tratta del file con estensione .htm).

Questi report vengono esaminati da noi centralmente, e nella maggior parte dei casi riusciamo ad intervenire noi sui problemi segnalati, anche perché sono pochi e talvolta solo apparenti (si generano dei messaggi che non corrispondono ad errori veri e propri).

Ci sono però alcuni casi in cui è richiesto un intervento delle biblioteche interessate.

Di gran lunga il caso più frequente è quello in cui un titolo è stato cancellato dall’indice ma l’allineamento non può cancellarlo in polo perché legato ad un inventario.

In questo caso la biblioteca che possiede quella copia deve:

  1. vedere in polo di che titolo si tratta
  2. cercare in indice per capire da che cosa è stato sostituito, ossia quale BID corrisponde ora a quella pubblicazione
  3. cancellare l’inventario legato al titolo da eliminare
  4. associarlo al titolo corretto, eventualmente catturandolo se non è già in polo

Più raramente possono esserci interventi di tipo catalografico che necessitano dell’esame della pubblicazione, e quindi anche in questo caso è necessario che intervenga la biblioteca.

Tutte le biblioteche del polo sono invitate a leggere attentamente eventuali richieste riguardanti gli allineamenti e a provvedere o, in caso di dubbi o difficoltà, a chiedere chiarimenti o aiuto a noi.

Attualmente la gestione degli allineamenti è molto meno onerosa di quanto fosse un tempo, sia perché il numero di dati problematici è molto minore sia perché i report sono molto più chiari e quindi è più semplice capire che cosa si deve fare (qualcuno ricorderà invece i report enigmatici di client/server).

Da notare che gli allineamenti avvengono solo nel caso della catalogazione partecipata in indice,  corrispondente al livello 4 (per una breve spiegazione dell’argomento si veda questo articolo). I livelli 2 e 3 non hanno il vincolo di mantenersi allineati con l’indice, ma non hanno neppure la possibilità di correggere ciò che è in indice: infatti correggere senza allineare vorebbe dire poter correggere i dati altrui ma senza ammettere correzioni altrui ai propri dati.

Allineamenti e operazioni sui dati gestionali

L’assistenza segnala che frequentemente le richieste di interventi sui dati gestionali (inventari, collocazioni, esemplari) rese necessarie da qualche allineamento rimangono senza risposta, impedendo quindi di completare gli allineamenti stessi in polo o in biblioteca.

Innanzitutto, è fondamentale ricordare che se qualcuno riceve richieste di questo genere e non le trova chiare (come potrebbe succedere soprattutto per chi lavora da poco in SBN) non deve ignorarle, ma chiedere chiarimenti all’assistenza stessa o al responsabile del polo (o anche ad altri colleghi più esperti).

In linea di massima, è meglio chiedere al respomsabile del polo le spiegazioni generali su come si lavora con gli allineamenti ecc., perché l’assistenza non è tenuta ad insegnare come si opera in SBN, mentre è meglio chiedere all’assistenza per dubbi sul caso particolare.

Qui per comodità richiamo alcuni punti fondamentali.

La necessità di intervento sui dati gestionali sorge di solito quando in indice avviene qualche fusione di titoli (cioè due titoli simili vengono riconosciuti come duplicati e fusi in uno solo) o qualche cancellazione.

La procedura di allineamento, che viene eseguita automaticamente di notte, dovrebbe trasferire queste modifiche nel database di polo e in quello di biblio, ma non cancella i titoli interessati se ad essi sono legati dei dati gestionali.

In questi casi l’assistenza chiede, tramite email, alle biblioteche interessate di eliminare i dati gestionali collegati a questi titoli. La biblioteca deve quindi esaminare il titolo (che a questo punto è ancora in polo) per vedere quale BID ora rappresenta la pubblicazione corrispondente, eliminare i gestionali dal titolo che deve scomparire, e assegnarli ad un altro titolo secondo quanto ritenuto opportuno (in molti casi sarà sufficiente assegnare lo stesso inventario e collocazione ad un altro titolo).

Non fare niente serve solo a impedire la conclusione corretta degli allineamenti e a peggiorare la qualità del catalogo di polo (e quindi anche degli opac), nel quale rimangono duplicati e titoli errati che in indice sono già stati eliminati.

Non è strano che chi lavora da poco in SBN possa avere qualche dubbio quando si trova davanti a questi casi nella pratica, però su quello che non si capisce bisogna chiedere spiegazioni.

Ricordo anche la necessità che vengano segnalati tempestivamente i cambiamenti di recapiti e in particolare di indirizzi email (cambiamenti che vanno anche registrati tra i dati della biblioteca nel polo), altrimenti le comunicazioni dell’assistenza rischiano di sparire nel nulla.