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Chiarimento su servizi e diritti

Potrebbe essere utile mettere in evidenza una caratteristica della gestione servizi che mi sembra non del tutto evidente né dal manuale né dal programma stesso.

All’interno di un servizio si possono definire diversi diritti, che condividono lo stesso iter ma si differenziano per vari parametri come durata o rinnovi.

Questo si capisce facilmente, quello che si capisce meno facilmente è che ad uno stesso utente non possono essere assegnati più diritti nell’ambito dello stesso servizio.

Evidentemente questa funzionalità è stata pensata per i casi in cui ad alcuni utenti va assegnato un certo diritto, ad altri utenti un altro, e infatti nella procedura di erogazione dei servizi si può scegliere solo il servizio e non il diritto, perché questo è fisso una volta individuati l’utente ed il servizio.

Se si vogliono diversi tipi di servizio (anche simili tra loro) tra cui poter scegliere di volta in volta bisogna creare appunto dei servizi, e non dei diritti.

La tabella dei servizi è di polo, quindi le singole biblioteche non possono aggiungerne ma, una volta verificato che nessuno di quelli esistenti è idoneo, possono chiedere a noi di farlo. Il servizio desiderato potrà poi essere scelto con l’apposito menu al momento dell’erogazione.

Avvisi prenotazioni

SbnWeb ha un comportamento piuttosto strano nella gestione dell’avviso che viene inviato a chi ha prenotato un libro o altro documento, quando il documento prenotato diventa disponibile: questo avviso infatti viene inviato a tutti coloro che lo hanno prenotato, e non solo al primo (e poi al secondo in caso di rinuncia o alla nuova restituzione e così via) come ci si aspetterebbe.

Alcuni hanno interpretato questo comportamento come un errore del programma, ma in realtà è il comportamento previsto (si può considerare semmai un errore di progettazione).

Sia noi che altri utenti di SbnWeb abbiamo richiesto all’ICCU una modifica, ma al momento non ci sono informazioni sui tempi di realizzazione.

Codice fiscale per chi non ce l’ha

Come si sa, in SbnWeb il codice fiscale degli utenti è obbligatorio e serve da identificativo dell’utente stesso.

Alcuni si sono trovati in imbarazzo dovendo registrare utenti non residenti in Italia e quindi privi di codice fiscale (di solito si tratta di turisti in vacanza nei comuni della Riviera).

In questi casi si può procedere in tre modi (se qualcuno ne ha trovato altri ce lo racconti), sfruttando anche il fatto che il programma non controlla che il codice fiscale sia corretto, ma solo che sia univoco (non possono esserci due utenti con lo stesso codice) e lungo 16 caratteri:

  1. utilizzare uno dei tanti servizi online per calcolare il codice fiscale in base ai dati anagrafici (da ricordare che per gli stranieri si considera il paese di nascita e non la città); il codice così calcolato potrebbe non essere univoco: in questo caso basta modificarlo in un modo qualunque per renderlo tale
  2. inserire un codice fiscale fittizio (o comunque un codice di un qualche tipo) inventato da noi
  3. inserire un codice in possesso dell’utente che abbia un ruolo di identificativo all’incirca paragonabile al codice fiscale (ad esempio, per gli statunitensi potrebbe essere il Social Security Number, per i tedeschi lo Steuernummer o l’IdNr); se il codice è più lungo di 16 caratteri va troncato, se è più corto va completato con un carattere qualunque per portarlo a 16 caratteri, naturalmente sempre facendo in modo da mantenerlo univoco, altrimenti il programma rifiuta l’inserimento

Tutte queste manovre si possono fare tranquillamente perché l’uso di questo codice è limitato alla gestione dei servizi della biblioteca nel polo SBN, quindi esso non ha effetti al di fuori di questo ambito.

Dati dei lettori

Alcuni chiarimenti sui dati dei lettori.

1. Il codice fiscale è obbligatorio? Se sì, perché in molti utenti manca?

In SbnWeb è un dato obbligatorio, manca invece in molti lettori registrati in client/server, dove si poteva inserire ma non era obbligatorio.

L’obbligatorietà non è gestita nel database (cioè il campo del codice fiscale non è stato reso obbligatorio), altrimenti col passaggio ad SbnWeb si sarebbe dovuto aggiungere il codice anche a tutti gli utenti registrati con client/server oppure scartare quelli che non l’avevano, ma è gestita dal programma, che al momento dell’inserimento verifica la presenza di quel dato.

2. Il codice utente come è composto?

E’ composto dal codice della prima biblioteca che ha inserito il lettore, seguito da un progressivo automatico con numerazione unica per tutto il polo (prima ogni biblioteca aveva la sua numerazione). Per questo se una biblioteca inserisce oggi il primo lettore, questo non avrà il numero 1, ma il primo numero successivo al più alto assegnato finora nell’ambito del polo, e sarà quindi un numero piuttosto grande.

Tra codice biblioteca e progressivo viene inserito automaticamente il numero di zeri necessario per arrivare ad una lunghezza totale di 12 caratteri. Ad esempio, il codice dell’utente registrato col progressivo 1 dalla biblioteca 03 non sarà 031 ma 030000000001. Da ricordare che in ricerca il codice va inserito completo di tutti gli zeri.

Nell’interpretazione del codice utente non sono possibili ambiguità perché il codice di biblioteca è sempre di due caratteri, quindi dal terzo carattere in poi inizia il progressivo dell’utente.

Prestito documenti non SBN con collocazione non univoca

Come si sa, in molte biblioteche, di solito nelle sezioni a scaffale aperto delle piccole e medie biblioteche di pubblica lettura, ci sono collocazioni non univoche, cioè che non individuano un singolo documento. Ad esempio, quando lo schema è: classe Dewey + prime tre lettere dell’autore + prima lettera del titolo, è chiaro che edizioni diverse della stessa opera pubblicate con lo stesso titolo avranno anche la stessa collocazione.

Fin qui niente di male, ma è bene sapere che con queste collocazioni in pratica non è possibile in SbnWeb il prestito dei documenti non SBN, cioè di quelli non catalogati, per i quali si abilita al prestito un intervallo di collocazioni, non solo perché non si capirebbe quale volume esattamente sia in prestito tra quelli con uguale collocazione, ma anche perché il programma impedisce di fare più prestiti per la stessa collocazione, quindi dei volumi con collocazione uguale ne potrebbe andare in prestito solo uno per volta.

L’unica soluzione (per chi è interessato a questo tipo di prestito) è quindi quella di rendere univoca la collocazione.
Secondo me aggiungere lettere (per esempio la seconda lettera del titolo se la prima non basta ecc.) non garantisce sempre il risultato, perché le edizioni della stessa opera e le opere senza autore e con titolo uguale avranno comunque la stessa collocazione per quante lettere si aggiungano, quindi penso che la soluzione migliore sia un numero di catena aggiunto alla collocazione.

Comunque si tratta di dati di biblioteca, quindi ogni biblioteca può scegliere la soluzione che preferisce purché raggiunga l’effetto.

ATTENZIONE: ripeto che questo riguarda solo il prestito dei documenti non catalogati in SBN, quelli catalogati si possono prestare quale che sia la collocazione, univoca o no (perché in questo caso il documento viene identificato dall’inventario).

Prestito e stampe in SbnWeb

Come sappiamo, non tutte le biblioteche del polo gestiscono in SBN anche il prestito e gli altri servizi, per vari motivi.

Non ci sono obblighi in questo senso, ma sarebbe una buona cosa che tutti valutassero se la gestione dei servizi in SbnWeb è conforme alle loro esigenze: chi poi la giudica non idonea fa benissimo a non usarla.

Alcuni che hanno fatto questa valutazione hanno riscontrato soprattutto il seguente elemento negativo: il programma stampa sempre un distinto modulo per ogni documento dato in prestito anche contemporaneamente allo stesso utente, per cui se un lettore si presenta con più libri bisogna stampare altrettanti moduli, non è possibile stamparne uno solo con l’elenco di tutti i libri consegnati contemporaneamente.

Questo comporta un evidente spreco di tempo, carta e inchiostro.

Al corso su SbnWeb abbiamo fatto presente il problema a Gabriella Contardi dell’ICCU, ed è risultato che la modifica del programma è una evolutiva di entità non banale, quindi non si sa se e quando potrà venire presa in considerazione.

La stampa del modulo ha principalmente due scopi:

  • mettere il modulo nello scaffale al posto del libro, cosa che si fa soprattutto nei magazzini, raramente nello scaffale aperto, ed evidentemente richiede la per sua natura la stampa di un modulo distinto per ogni volume
  • avere la firma dell’utente per ricevuta, in modo che il lettore non possa poi negare di avere ricevuto il prestito.

Di solito nelle biblioteche di pubblica lettura è rilevante soprattutto il secondo uso.

Il problema si potrebbe eliminare alla radice semplicemente non facendo più la stampa del modulo e quindi rinunciando alla firma per ricevuta (almeno finché non si potrà utilizzare la firma digitale dell’utente).

Alcune biblioteche lo fanno già, e per quanto ne so io non hanno grossi problemi, ossia molto raramente o mai un lettore nega falsamente di aver avuto qualcosa in prestito.

Resta certo che se qualcuno lo fa quel libro si può considerare perso, non essendoci mezzi per dimostrare che il prestito sia stato effttivamente effettuato. Se si tratta però di casi molto rari si potrebbero computare tra i costi del servizio come i libri persi per furto o per usura.

Sarebbe utile sentire altri pareri ed esperienze, sia dalle biblioteche che gestiscono i servizi con SbnWeb sia dalle altre, quindi chi lo desidera può intervenire, oltre che nella mailing list del Polo, anche scrivendo qui sul blog.