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Bibliotecari abilitati a catalogare solo l’antico

Una cosa che abbiamo scoperto nei giorni scorsi e che non era per niente ovvia: in SbnWeb non si dovrebbero abilitare bibliotecari alla sola catalogazione dell’antico, anche se il programma lo permette, perché un bibliotecario con questa abilitazione non può fare alcuna creazione, neppure a livello 04 (Proposta di acquisto).
In tali casi infatti il programma segnala la mancanza delle necessarie abilitazioni.

In pratica quindi bisogna che tutti coloro che catalogano siano abilitati alla gestione del materiale moderno, anche se sono addetti solo all’antico.

Contare i lettori

Più volte viene chiesto se c’è in SbnWeb una statistica che fornisca il numero dei lettori iscritti in biblioteca.

La statistica non c’è, almeno per ora, ma neppure è indispensabile perché basta produrre la stampa dei lettori in formato excel e guardando l’ultima riga si vede immediatamente il numero (ricordarsi di togliere da conto le righe del titolo!).
La stampa dei lettori si trova sotto Elaborazioni differite > Stampe > Area servizi.

Cancellazione lettori iscritti in più biblioteche

Per evitare preoccupazioni ingiustificate, è bene ricordare che la cancellazione di un utente iscritto in più biblioteche del polo ha effetto solo per la biblioteca che la fa: l’utente non appare più in quella biblioteca, ma per tutte le altre non cambia niente.

Non c’è quindi alcun pericolo di interferire con le attività delle altre biblioteche.

Più o meno è la stessa logica della cancellazione titolo: se il titolo è localizzato in più biblioteche, viene solo delocalizzato per la biblioteca che fa la cancellazione.

Come già osservato (https://pololig.wordpress.com/2011/12/27/cancellazione-lettori/) c’è però anche una differenza: un titolo localizzato in una sola biblioteca se cancellato viene eliminato dal polo, mentre un lettore rimane sempre ricercabile per codice fiscale, ed il programma impedisce di assegnare lo stesso codice fiscale ad un altro lettore.

Errata impostazione data generale di inizio autorizzazioni

Quando si assegnano per la prima volta le autorizzazioni ad un lettore è necessario indicare una data generale di inizio autorizzazioni, distinta da quella legata ai singoli servizi che può essere diversa dalla prima (non precedente).

Può succedere di sbagliare e di inserire una data posteriore, anche di molto, a quella che si voleva, e allora si crea una situazione imbarazzante perché non è possibile dare servizi all’utente prima di quella data, la quale però una volta impostata non è modificabile.

Per risolvere il problema si può procedere, senza troppa perdita di tempo, nel modo seguente (chi ne trovasse un altro lo riferisca), che sfrutta il fatto che la cancellazione del lettore (per una spiegazione più dettagliata si veda https://pololig.wordpress.com/2011/12/27/cancellazione-lettori/) non cancella fisicamente il record e anzi mantiene il controllo di univocità sul codice fiscale che, a differenza degli altri dati, rimane ricercabile:

  1. cancellare il lettore dopo aver preso nota del codice fiscale
  2. fare una ricerca con tale codice fiscale
  3. apparirà il lettore che era stato cancellato, ma privo delle autorizzazioni,  come se fosse stato appena creato: si potrà quindi nuovamente assegnare la data di inizio e tutte le altre autorizzazioni.

 

Gestione bibliotecari e dati biblioteca

L’organizzazione del Polo LIG prevede che la gestione dei bibliotecari e delle relative autorizzazioni sia decentrata.

Pertanto quando viene configurata una nuova biblioteca il responsabile del polo crea normalmente un solo bibliotecario dotato di tutte le autorizzazioni previste.

Questo bibliotecario potrà quindi poi crearne altri e assegnare e modificare le loro autorizzazioni, senza bisogno di interventi esterni, fermo restando che ovviamente il responsabile del polo è sempre a disposizione per aiuto e chiarimenti.

Le biblioteche possono (e devono!) inoltre provvedere a modificare i loro dati identificativi se qualcosa è cambiato, ad esempio denominazione indirizzo ecc.

Tutti i responsabili delle biblioteche sono quindi invitati a tenere conto di questi criteri.

 

Cancellazione lettori

Un chiarimento sulla cancellazione dei lettori, che ha alcune caratteristiche poco intuitive che a prima vista possono sconcertare.

La cancellazione del lettore è possibile, ma si tratta solo di una cancellazione logica, che non elimina i dati dall’archivio, tanto che il codice fiscale continua ad essere preso in considerazione per il controllo di univocità (non si può quindi inserire nuovamente).

E’ una logica piuttosto insolita, perché di solito nei programmi ciò che è cancellato logicamente si comporta come cancellato a tutti i fini pratici. In SbnWeb l’utente cancellato non viene trovato se lo si cerca per nome, ma viene trovato se si cerca per codice fiscale, ed è quindi possibile abilitarlo nuovamente. Questo può essere comodo se si vuole iscrivere nuovamente un utente cancellato (anche se i dati vanno comunque verificati perché potrebbero essere cambiati nel frattempo) ma ci pare che per lo più sia piuttosto fonte di confusione, anche in base a quanto riscontrato dalla BUG che ha la maggiore esperienza in questo campo.

Abbiamo quindi proposto all’ICCU di effettuare una modifica al programma, ma non sappiamo se la proposta verrà accettata e quando l’eventuale modifica potrà essere realizzata.

Identificativi bibliotecari

In SbnWeb non ci sono più i vincoli che c’erano in client/server, in cui l’identificativo del bibliotecario era sempre composto da codice biblioteca + numero progressivo.

In SbnWeb l’identificativo è libero, entro una lunghezza massima di sei caratteri.

Io trovo che possa essere comodo che l’identificativo inizi con il codice della biblioteca, ma non è un vincolo imposto dal programma e non incide sul funzionamento.

Non ci sono particolari autorizzazioni connesse di default a qualche identificativo: nelle biblioteche che sono migrate da client/server c’è un insieme di autorizzazioni assegnate all’utente xxutes (dove “xx” è il codice della biblioteca), ma semplicemente perché si è scelto di fare in questo modo, si sarebbe potuto usare un altro nome, anche uno diverso per ciascuna biblioteca.

A qualunque bibliotecario quindi può essere associato qualunque insieme di autorizzazioni: di conseguenza se qualcuno scopre di non avere le autorizzazioni necessarie per svolgere tutte le operazioni che deve fare, il motivo non è che non si è collegato come utes, ma solo che non gli sono state date le autorizzazioni giuste.

Ogni biblioteca ha almeno un bibliotecario abilitato alla gestione dei bibliotecari di quella biblioteca (creazione del bibliotecario, assegnazione e modifica delle autorizzazioni), quindi si tratta di una attività che viene svolta localmente, ma se qualcuno è in difficoltà siamo sempre disponibili per aiutarlo.

Da ricordare che, come già detto, finora SbnWeb non permette di cancellare un bibliotecario: si può però eliminare il suo identificativo (userid), il che equivale a disattivarlo completamente: il bibliotecario appare nell’elenco ma non ha alcuna autorizzazione né la possibilità di fare il login sul polo.

Profili autorizzazioni

Qualche indicazione sul salvataggio dei profili di autorizzazione, cioè di un insieme di autorizzazioni assegnate ad un bibliotecario, che si possono poi riapplicare ad altri senza doverle assegnare una per una.

Poiché i profili sono di polo, quindi tutti vedono e posso riutilizzare i profili creati da qualsiasi biblioteca, bisognerebbe seguire un minimo di regole per evitare di avere un’infinità di profili di significato incomprensibile, e magari molti profili uguali o del tutto simili.

Consiglio quindi d’ora in poi di indicare sempre, prima del nome di un profilo, il codice della propria biblioteca, e di assegnare un nome significativo che permetta di capire, almeno approssimativamente di che cosa si tratta.

I profili che eventualmente creo io intesi per uso generale avranno il prefisso “polo”.

Anche il profilo esistente da tempo tutte le autorizzazioni è stato creato da me e serve per impostare un bibliotecario che abbia tutte le autorizzazioni previste per la biblioteca, anche se con livelli di autorità bassi in catalogazione: attenzione quindi ad usarlo con cautela.

Ho anche creato un profilo per catalogatori (denominato polo-catalogatore), con tutte le autorizzazioni connesse alla catalogazione: anche se il profilo prevede livelli di autorità piuttosto bassi è adatto a catalogatori piuttosto solidi e affidabili (ad esempio permette le fusioni, che se fatte a sproposito sono molto dannose), in caso di dubbio si possono ridurre le autorizzazioni e lasciare solo quelle strettamente indispensabili a catalogare.

Quando si utilizza un profilo, è sempre necessario verificare che le autorizzazioni e i livelli di autorità siano appropriati al caso particolare, tenendo presente che una volta applicato un profilo alle autorizzazioni di uno specifico bibliotecario, queste si possono modificare a piacere (aumentandole o diminendole) senza che venga modificato anche il profilo stesso.

Altra cosa da ricordare è che se si salva un profilo col nome di un altro già esistente, questo viene sovrascritto, quindi occorre fare attenzione per non rovinare il lavoro altrui.

Cancellazione bibliotecari

È bene sapere che SbnWeb non permette di cancellare bibliotecari.

Quello che si può fare quando un bibliotecario non serve più è inserire degli spazi al posto dello username, in modo che diventi inutilizzabile.

Di conseguenza bisogna fare attenzione a non creare bibliotecari senza motivo, perché poi rimangono in qualche modo presenti (anche se non è detto che in futuro non venga aggiunta al programma anche la possibilità di cancellarli)

Se invece si intende solo evitare il rischio che si faccia abuso di un account, si può sempre reimpostare la password o ridurgli le autorizzazioni.

Facciamo un gioco

Propongo un giochino per distrarci un po’ dalle preoccupazioni per la migrazione.

Abbiamo visto che ai bibliotecari si possono dare molte autorizzazioni diverse, ed in particolare un bibliotecario può avere o no quella a modificare anche le proprie autorizzazioni.

Consideriamo ora un bibliotecario che può modificare le autorizzazioni di tutti e soli i bibliotecari che non possono modificare le proprie autorizzazioni.

Questo bibliotecario potrà modificare le proprie autorizzazioni?

Codice bibliotecario e userid

Una piccola insidia di client/server, in cui molti prima o poi vanno ad inciampare, è la distinzione tra il codice bibliotecario e lo userid del bibliotecario stesso, cioè quello che si usa per il login.

Il codice è un numero progressivo che viene assegnato automaticamente dal programma, a partire da 1, nell’ordine in cui il bibliotecario viene creato.

Lo userid è composto dal codice della biblioteca (sempre due caratteri) seguito da un numero progressivo che viene assegnato automaticamente nell’ordine in cui il bibliotecario viene abilitato, cioè gli vengono assegnate per la prima volta le autorizzazioni ad utilizzare le diverse procedure.

Molto spesso i due numeri coincidono, perché le operazioni di creazione ed abilitazione frequentemente vengono fatte nello stesso ordine, ma a volte ciò non avviene e di conseguenza i numeri non coincidono.

Questo non comporta alcun inconveniente, solo che il bibliotecario della biblioteca XX, non sapendo queste cose, pensa che il primo bibliotecario creato debba per forza avere lo userid XX1, e non capisce perché non riesce a collegarsi: questo primo bibliotecario in realtà è stato abilitato per secondo, per cui il suo userid sarà XX2 (se fosse stato abilitato per terzo sarebbe XX3 ecc. ecc.).

Per sapere lo userid di un bibliotecario si deve andare in Gestione -> Abilitazione alle funzioni -> Abilitazioni bibliotecari: nella schermata che mostra le abilitazioni del bibliotecario, lo userid appare nel campo in alto a sinistra.