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Informazioni minime sui sistemi di collocazione

Siccome nei giorni scorsi mi hanno chiesto dei chiarimenti sulle collocazioni in Sbnweb, ho pensato di pubblicarli anche qui sul blog perché potrebbero essere utili a qualcuno, anche se sono solo pochi appunti senza pretese.

L’organizzazione delle collocazioni è un elemento spesso trascurato, col risultato che qualcuno riesce a complicarsi la vita in modo incredibile. Particolarmente nefasto è usare un sistema di collocazione che ne nasconde un altro, come succede quando si colloca per scaffale, palchetto e numero di catena, ma in realtà lo scaffale corrisponde anche ad una materia, per cui dopo un po’ non si capisce se deve prevalere il criterio posizionale o quello per materia.

Innanzitutto un po’ di terminologia.

Per sezione di collocazione si intende un insieme di documenti collocati insieme e con lo stesso criterio.

Per numero di catena si intende un numero progressivo (spesso assegnato automaticamente) che identifica la collocazione del singolo documento: talvolta può coincidere con la collocazione stessa, più spesso si aggiunge ad un altro elemento (per chi è particolarmente interessato osservo che il numero di catena è un tipo di book number, cioè di identificativo di un singolo documento nell’ambito della collocazione, argomento sul quale recentemente è uscito un interessante libro di Carlo Bianchini).

Quando si decide il tipo di collocazione, la prima cosa da stabilire è se si tratta di una collocazione a scaffale aperto, cioè col pubblico che accede direttamente agli scaffali, o a magazzino, nella quale solo gli operatori accedono agli scaffali per prendere i libri richiesti dagli utenti. Nel primo caso ci vuole un ordinamento logico facilmente comprensibile da tutti e non solo dai bibliotecari, nel secondo invece bisogna ottimizzare soprattutto l’uso dello spazio, la conservazione e la facilità di gestione, evitando schemi troppo complicati.

Sbnweb prevede che si indichi se la sezione di collocazione è a scaffale aperto o a magazzino, ma per quello che ne so non fa uso di questa informazione: tuttavia è opportuno inserirla in modo corretto, perché potrebbe venire usata in futuro oppure da altri programmi in cui siano stati caricati i dati.

E’ anche opportuno usare nomi brevi per le sezioni, perché il nome fa parte integrante della collocazione, ed è scomodo avere poi collocazioni lunghissime.

I tipi di collocazione previsti si vedono tutti nella gestione della sezione di collocazione, e sono elencati nella tabella codici  CTCO, visibile (non modificabile, perché è di polo) sotto Amministrazione -> Gestione codici e sono spiegati anche nella documentazione del programma. Il tipo Continuazione si usa solo in casi particolari, mentre quelli di uso generale sono:

  • Esplicita non strutturata: è completamente libera, quindi accetta qualunque collocazione ma non fa nessun controllo, per cui è più soggetta ad errori da parte degli operatori; è utile per schemi che non si adattano bene a nessun altro tipo (specialmente qui bisogna cercare di evitare le complicazioni eccessive); spesso è necessario usarla quando si devono registrare collocazioni preesistenti
  • Magazzino non a formato: è semplicemente un numero di catena assegnato automaticamente; può essere utile, ad esempio, per sezioni a magazzino di documenti che sono tutti dello stesso formato (come gli LP); potrebbe essere utile anche per le pubblicazioni elettroniche, anche se queste non hanno una collocazione in senso tradizionale, per evitare che queste appaiano tutte come documenti non collocati; in una biblioteca avevano stabilito che il numero di catena dovesse essere uguale all’inventario, ma io sconsiglierei di prevedere un vincolo di questo genere che è una complicazione inutile: infatti, siccome non è possibile fare in modo che il programma assegni automaticamente lo stesso numero, questo obbliga a collocare nello stesso ordine con cui si inventaria!
  • Sistema di classificazione: permette di recuperare la classe già assegnata in catalogazione semantica (se esiste); una volta recuperata, la classe si può poi modificare come si vuole (ad esempio, spesso si semplifica la Dewey); l’uso di questo tipo di collocazione ha senso soprattutto se in semantica viene usata una classificazione
  • Magazzino a formato: raggruppa i documenti per formato e numero di catena, quindi è utile soprattutto nei magazzini per sfruttare al meglio lo spazio; i codici di formato vengono definiti liberamente dalla biblioteca prima di creare la sezione, e possono essere usati per tutte le sezioni di questo tipo; usa sezione può anche usare solo una parte dei codici di formato; alcuni la usano anche in un altro modo: attribuiscono ai codici un significato diverso dal formato, in genere una materia o una tipologia di pubblicazioni, e in questo modo creano delle suddivisioni utili anche a scaffale aperto (ma col limite che all’interno del codice l’unico ordinamento possibile è quello per numero di catena)
  • Esplicita strutturata: prevede tre campi, e si adatta soprattutto ai vecchi magazzini con collocazioni già esistenti per scaffale-palchetto-numero di catena; tuttavia può andare bene per qualsiasi schema che non utilizzi più di tre campi
  • Chiave titolo: determina un ordinamento per titolo con una chiave calcolata automaticamente in base al titolo presente in descrizione; è pochissimo usata, ma può essere interessante per sezioni a scaffale aperto in cui il titolo è particolarmente significativo (forse i libretti d’opera potrebbero essere un esempio?)

A tutte le collocazioni si possono aggiungere la chiave autore o la chiave titolo inserite a mano o calcolate automaticamente, e/o una specificazione libera. Questi elementi possono essere più o meno utili a seconda dei casi: ad esempio nel magazzino non a formato, visto che l’elemento principale è un numero progressivo univoco, possono avere un ruolo informativo ma non modificano l’ordine della collocazione, invece nella collocazione per classe o nell’esplicita strutturata o non strutturata possono servire per l’ordinamento a parità di elemento principale.

Per le sezioni a magazzino di solito è consigliabile la collocazione per formato, che migliora sia l’uso dello spazio che la conservazione, evitando che si trovino vicini documenti di formato molto diverso.

E’ chiaro che non è obbligatorio creare un’unica sezione per ciascun tipo di materiale: ad esempio, i libri a scaffale aperto spesso sono collocati in parte con la Dewey e in parte con altri criteri, come la letteratura in base al nome dell’autore o le biografie in base al nome del biografato.

Si possono avere anche più sezioni con lo stesso tipo di collocazione, ad esempio i libri per adulti e quelli per bambini separati, ma collocati entrambi con la Dewey.

In particolare, è indispensabile creare sezioni distinte per gruppi di documenti fisicamente separati (quali la sede principale e un magazzino esterno) anche se collocati con lo stesso criterio, altrimenti poi nell’ordinamento topografico apparirebbero mescolati.

Volumi legati assieme

Ogni tanto qualcuno si trova in imbarazzo davanti al caso copie di pubblicazioni in più volumi che hanno alcuni volumi legati assieme, anche se separati nella pubblicazione originali, ad esempio una pubblicazione in dodici volumi che sono stati rilegati tre a tre.

Va detto innanzitutto che questa è una particolarità della copia, e quindi non può avere effetto sulla descrizione bibliografica, neppure se sulla legatura comparissero dei titoli o se fossero stati eliminati i frontespizi della pubblicazione originale.

Bisogna quindi creare o catturare la descrizione dell’opera nella sua configurazione originale.

Passando al trattamento della copia, una soluzione interessante sarebbe quella di inventariare non i volumi originari, ma quelli fisicamente presenti in biblioteca, cioè quelli derivanti dalla rilegatura, indicando nelle note all’inventario che cosa contiene quel volume (ad esempio: Contiene i vol. 1, 2 e 3 legati assieme).

Di per sé sarebbe una cosa ragionevole (anche perché difficilmente questa legatura verrà smontata per ripristinare i volumi originari, nel qual caso comunque si potrebbero sempre modificare gli inventari) ma, almeno nel contesto attuale, secondo me produce alcuni inconvenienti pratici: infatti se si lega l’inventario ad una parte dei volumi presenti in descrizione (ad esempio, se avessimo 12 volumi legati tre a tre si potrebbe legare l’inventario ai volumi 1, 4, 7 e 10) questo darebbe l’impressione che la biblioteca possieda solo quei volumi, perché per capire che non è così bisognerebbe leggere accuratamente le note all’inventario; se si legano tutti gli inventari al livello superiore, bisogna ugualmente che l’utente, per capire che cos’ha la biblioteca, esamini il reticolo con una cura che non sempre si può presupporre (anzi, di solito bisogna presupporre che non ci sia).

A me sembrerebbe quindi più consigliabile inventariare i volumi originari, indicando in nota a ciascuno a che cosa è legato (per il primo: legato coi v. 2 e 3; per il secondo: legato coi v. 1 e 3; per il nono: legato coi volumi 7 e 8), anche se è un lavoro un po’ noioso.

Questa soluzione permetterebbe, dal punto di vista puramente tecnico, di registrare separatamente prestiti diversi per singoli volumi legati assieme, visto che questi corrispondono ad inventari indipendenti! In pratica però è improbabile che succeda una cosa del genere, anche se coi bibliotecari non si può mai dire, perché se viene registrato il prestito di un volume l’utente preleva necessariamente tutti quelli legati assieme, e quindi anche gli altri non sono più in biblioteca.

Nulla di particolare per quanto riguarda la collocazione, se non il fatto ovvio che i singoli volumi legati insieme non possono essere messi in posti diversi! Di conseguenza non ha molto senso assegnare loro collocazioni autonome, anche se continue, ed è meglio una collocazione a livelli.

Appunti su consistenza, collocazioni e inventari

I dubbi espressi da un catalogatore mi hanno dato l’occasione per mettere insieme alcuni piccoli appunti su consistenza, collocazioni e inventari che ho pensato di condividere qui perché potrebbero essere utili anche ad altri, soprattutto i meno esperti.

Ogni tanto sorgono incertezze sulla consistenza, a proposito della quale il punto fondamentale è che si tratta di un attributo della collocazione, non dell’inventario (unità fisica). Pertanto cosa si debba mettere in consistenza dipende dal titolo a cui è associata la collocazione.

Se è associata al titolo particolare di solito contiene solo un volume (o altro tipo di unità fisica, per esempio CD, DVD ecc.) e si scrive 1 v. o altra espressione appropriata. C’è anche qualche caso diverso meno frequente, ad esempio più copie di un libro messe sotto la stessa collocazione: in questo caso si darà un’indicazione come 3 copie.

Se la collocazione è associata ad un titolo superiore (come una monografia superiore o un periodico) si mette la consistenza analitica di ciò che si colloca sotto quel titolo, ad esempio:

vol. 1-7

vol. 1,3, 5-7 [significa che mancano i volumi 2 e 4]

vol. 1-2, 3 (2 copie), 4 (3 copie), 5-7

vol. 1-3, 5 (2 copie), 6-8 [significa che manca il volume 4 ma il 5 è presente in due copie]

Non basta indicare il numero complessivo dei volumi, perché non è un dato abbastanza preciso: 7 v. potrebbero essere i volumi dall’1 al 7 o sette copie dello stesso volume o molte altre combinazioni ancora.

La consistenza non è da confondere con indicazioni come v. 1, v. 2 o simili che si inseriscono nella nota all’esemplare. Si tratta di indicazioni sul volume particolare che possono essere molto importanti soprattutto se non si fa la catalogazione a livelli, perché senza queste indicazioni non si capirebbe a cosa corrisponde il singolo inventario, e ciò tra l’altro creerebbe problemi nella gestione del servizi (si rischierebbe di non sapere bene, ad esempio, che cosa si sta dando in prestito).

Se quindi dovessero venire ridimensionati i W aumenterebbe molto l’importanza di questa nota.

Il numero di sequenza non c’entra con la consistenza, ma semmai fa parte della collocazione. La sequenza indica in quale posizione è collocato quel particolare volume, per cui:

  • se il documento reca una numerazione, corrisponde alla numerazione (a meno che per qualche motivo non si voglia collocare in ordine diverso, cosa che però generalmente mi sembra sconsigliabile)
  • se non c’è una numerazione ma c’è un evidente ordine delle unità (ad esempio cronologico, tematico ecc.) corrisponde a quell’ordine, anche qui salvo eccezioni come detto al punto precedente
  • se non c’è nessun tipo di ordine che risulta dalla pubblicazione decide il bibliotecario in che ordine  collocare le unità e assegna un numero di sequenza corrispondente

Attenzione a non confondere il numero di sequenza con la designazione delle unità o parti di cui al paragrafo 5.2.0.3 delle REICAT, dato che fa parte della descrizione e può anche mancare, mentre il numero di sequenza dovrebbe sempre essere presente, visto che le unità normalmente vengono collocate in un ordine determinato (non determinarlo mi sembra poco opportuno perché può creare confusione, soprattutto se le unità sono molte).

Se la collocazione è sul titolo superiore è normale correggere la consistenza per  aggiungere nuove unità non possedute al momento della collocazione iniziale, perché è evidente che se tali unità non erano possedute non potevano essere indicate nella consistenza, anche se ne fosse stata già prevista l’acquisizione, che registra uno stato di fatto e non una previsione.

A differenza della collocazione, l’inventario è sempre associato con l’unità fisica, per cui quando la collocazione è sul titolo superiore l’inventario non è legato a tale titolo ma alle unità subordinate, se descritte singolarmente.

Naturalmente gli inventari si attaccano al livello superiore se le unità non sono descritte singolarmente, cosa che attualmente è ammessa in alcuni casi con la musica e quando si recupera da scheda, senza libro in mano, se la scheda non contiene i dati delle singole unità. Vedremo se la nuova Guida allargherà questi casi.

La nozione di unità fisica ai fini dell’inventariazione non va sempre intesa in senso letterale, ma interpretata nel contesto del documento che si tratta: ad esempio, normalmente si assegna un unico inventario ad un libro con un allegato, all’annata di un periodico anche se comprende molti fascicoli e a volte anche a confanetti con registrazioni musicali di contenuto omogeneo, come un’opera lirica suddivisa in più CD.

Attenzione: la consistenza si riferisce alla collocazione a cui è associata, non necessariamente a tutto ciò che la biblioteca possiede di una certa edizione. Ad esempio, se dell’edizione in più volumi sono possedute due copie, queste possono essere collocate in modo indipendente, per cui ogni collocazione avrà la consistenza della rispettiva copia. Oppure: se di un particolare volume si possiede una seconda copia, questa può essere collocata insieme alle altre, e allora rientrerà nella consistenza di quella collocazione, o a parte, e allora ci sarà una consistenza per quella collocazione.

Scarico inventariale (aggiornato a luglio 2015)

Ci sono a volte equivoci sulla natura dello scarico inventariale, che viene visto come più o meno equivalente alla cancellazione dell’inventario.

In realtà lo scarico inventariale ha un significato diverso: esso non cancella l’inventario, ma lo pone allo stato dismesso con registrazione della relativa causale (smarrito, trasferito ad altra biblioteca, etc.).

Un inventario non dismesso ma cancellato, (ad es. quando l’ho erroneamente attribuito ad un titolo, ci ritorno e uso Cancella inventario), si può riutilizzare, legandolo ad un altro titolo. Con lo scarico inventariale, invece, l’inventario non viene cancellato, ma continua ad essere presente, legato al titolo e stampato nel registro d’ingresso con la sua nota di dismesso (ai tempi delle matite, si usava segnalarli in rosso).

Di qui si capisce che lo scarico inventariale è concepito non come una semplice operazione di modifica dei dati, ma come un intervento su scritture patrimoniali che non si possono correggere e ricorreggere come si vuole, e nelle quali deve rimanere traccia delle modifiche effettuate.

Questo in particolare ha due conseguenze di rilievo:

  1. un titolo legato ad un inventario dismesso non può essere cancellato; infatti se lo fosse l’inventario non si riferirebbe più ad alcun titolo, e verrebbe quindi compromessa l’integrità del registro di ingresso
  2. se la pubblicazione il cui inventario era stato dismesso viene ritrovata, non si può riassegnarle lo stesso inventario ma bisogna assegnarne uno nuovo

E’ stata però eliminata una grave incongruenza presente in precedenti versioni del programma: la presenza di un inventario scaricato impediva la delocalizzazione per possesso in indice, perché il programma non teneva conto del fatto che l’esistenza di questo inventario indica precisamente che il documento non è più posseduto.

Putroppo ad oggi lo scarico non elimina automaticamente le localizzazioni, anche se è prevista una evolutiva in questo senso, quindi questa operazione deve essere fatta manualmente.

Da ricordare a questo proposito che la localizzazione per possesso in indice può essere eliminata solo con la funzionalità Delocalizza documento, mentre quella per gestione viene eliminata con la funzionalità di gestione localizzazioni in indice (entrambe accessibili dal Vai a).

La scelta tra cancellazione e scarico dipende dalla biblioteca, l’importante però è che sia mantenuta l’integrità formale e sostanziale del registro d’ingresso, ossia il registro deve riflettere fedelmente la situazione del patrimonio ed essere compilato anche correttamente secondo le regole che l’ente adotta per la sua gestione patrimoniale (questo aspetto vale specialmente per gli enti pubblici).

Particolare attenzione è necessaria quando il registro d’ingresso realizzato in SBN, o la stampa derivata da esso, non è solo un documento interno alla biblioteca, ma ha anche formalmente il ruolo di scrittura patrimoniale dell’ente.

Codici di relazione 320 e 390 in gestione bibliografica

Qualcuno può aver notato che tra i codici di relazione titolo-autore previsti in gestione bibliografica ci sono anche 320 (donatore) e 390 (possessore precedente).

Questo può stupire, perché si tratta di dati che si riferiscono propriamente all’esemplare e non all’edizione, e per di più SbnWeb ha una gestione molto evoluta di possessori e provenienze, per cui non c’è nessun bisogno di registrare il dato nel reticolo.

E’ vero che in Unimarc questi legami vengono gestiti come legami ad autori secondari nel campo 702 o 712, ma la confusione è evitata dal riferimento all’esemplare nel sottocampo $5. Nella struttura di SBN invece di per sé non ha senso inserire questi legami in gestione bibliografica, e la presenza dei codici di relazione rischia quindi di favorire l’inserimento di legami impropri, per cui da questo punto di vista sarebbe opportuno disabilitarli.

Mi hanno però fatto notare che inserire questi legami nel reticolo può essere appropriato nel caso di manoscritti (e allora direi anche nel caso delle raccolte in unica copia non  pubblicate di cui al paragrafo 6.0 A delle REICAT), perché in questo caso l’esemplare si identifica con l’edizione.

Anche in questi casi si può usare la gestione delle provenienze, ma c’è il notevole limite che in questo modo tali legami non vanno in indice, dove invece possono essere utile.

Per questo motivo quindi per ora, in attesa di ulteriori riflessioni, i due codici non sono stati disabilitati, ma ovviamente con la raccomandazione di non usarli assolutamente se non nei rari casi indicati.

 

Ricerca titoli legati ad un autore, soggetto o classe e posseduti dalla biblioteca

Nel caso a qualcuno fosse utile, ecco come ricercare in SbnWeb tutti i titoli di un certo autore, oppure legati ad un certo soggetto o classe, posseduti dalla propria biblioteca:

  • cercare l’autore, il soggetto o la classe
  • dal menu in basso selezionare Titoli collegati con filtro
  • come filtro, cliccare solo la checkbox Documenti posseduti   (in basso a sinistra nella schermata)

Il programma accetta tale criterio di filtro e visualizza appunto i titoli posseduti legati a quell’autore, soggetto o classe.

Nella schermata di ricerca per titolo invece un titolo va comunque inserito, quindi non è possibile inserire lì solo l’autore e cliccare la checkbox Documenti posseduti (la classe e il soggetto in questa schermata non sono previsti).

Neppure è possibile, dalla ricerca per titoli, cliccare questa checkbox senza inserire altri dati per ottenere direttamente l’elenco completo di tutti i titoli posseduti: a questo scopo è necessario utilizzare le procedure batch di stampa catalogo, inventario o topografico. Da notare che la stampa di inventario o topografico va fatta sempre per serie inventariale o sezione di collocazione, ma se si producono dei file excel oppure di testo delimitato è facile poi concatenarli in unico elenco (anche caricandoli in un database).

Per la stampa del catalogo completo invece bisogna dare un intervallo di titoli tale da essere ragionevolmente sicuri che li comprenda tutti, ad esempio da ! a zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz.

Prestito documenti non SBN con collocazione non univoca

Come si sa, in molte biblioteche, di solito nelle sezioni a scaffale aperto delle piccole e medie biblioteche di pubblica lettura, ci sono collocazioni non univoche, cioè che non individuano un singolo documento. Ad esempio, quando lo schema è: classe Dewey + prime tre lettere dell’autore + prima lettera del titolo, è chiaro che edizioni diverse della stessa opera pubblicate con lo stesso titolo avranno anche la stessa collocazione.

Fin qui niente di male, ma è bene sapere che con queste collocazioni in pratica non è possibile in SbnWeb il prestito dei documenti non SBN, cioè di quelli non catalogati, per i quali si abilita al prestito un intervallo di collocazioni, non solo perché non si capirebbe quale volume esattamente sia in prestito tra quelli con uguale collocazione, ma anche perché il programma impedisce di fare più prestiti per la stessa collocazione, quindi dei volumi con collocazione uguale ne potrebbe andare in prestito solo uno per volta.

L’unica soluzione (per chi è interessato a questo tipo di prestito) è quindi quella di rendere univoca la collocazione.
Secondo me aggiungere lettere (per esempio la seconda lettera del titolo se la prima non basta ecc.) non garantisce sempre il risultato, perché le edizioni della stessa opera e le opere senza autore e con titolo uguale avranno comunque la stessa collocazione per quante lettere si aggiungano, quindi penso che la soluzione migliore sia un numero di catena aggiunto alla collocazione.

Comunque si tratta di dati di biblioteca, quindi ogni biblioteca può scegliere la soluzione che preferisce purché raggiunga l’effetto.

ATTENZIONE: ripeto che questo riguarda solo il prestito dei documenti non catalogati in SBN, quelli catalogati si possono prestare quale che sia la collocazione, univoca o no (perché in questo caso il documento viene identificato dall’inventario).

Titoli o localizzazioni in indice ma non in polo

Sono stati riscontrati alcuni problemi apparentemente eterogenei che in realtà derivano da cause simili:

  1. talvolta, tentanto di inventariare un bid dopo averlo catturato apparentemente senza problemi, appare il messaggio error.documentofisico.null   (oppure Inventario inesistente se si sceglie Non presente nel sistema)
  2. nel CBL un titolo sicuramente posseduto dalla biblioteca e localizzato in indice non viene trovato se è attivo il filtro per biblioteca, mentre viene trovato senza filtro.

L’origine di questi fenomeni è un disallineamento tra polo e indice: nel primo caso il titolo è localizzato in indice per la biblioteca, ma non è presente in polo e quindi non si può inventariare perché l’inventario viene registrato in polo, nel secondo caso il bid è presente in polo (altrimenti non sarebbe neanche nel CBL) ma è privo di inventario e collocazione e quindi non risulta localizzato in nessuna biblioteca.
Questi disallineamenti derivano di solito da qualche errore nei programmi (SbnWeb o l’Indice) o forse da problemi transitori di rete, e non da errori dei catalogatori, soprattutto il primo, perché il secondo potrebbe anche derivare dal fatto che ci si è dimenticati di inventariare e collocare. Che siano stati individuati due casi in due giorni (30 e 31 gennaio 2012) può benissimo essere solo una coincidenza, tuttavia è bene osservare con attenzione per verificare se questi comportamenti non siano in aumento, quindi invito tutti coloro che li riscontrassero a segnalarli.

Verificarne la presenza è molto facile: basta cercare il bid in polo e in indice e si vede subito se ci sono differenze.
Per fortuna è facile anche rimediare:

  • se il titolo non è in polo bisogna eliminare la propria localizzazione dall’indice (Vai a – Gestione bibliografica – Operazioni di servizio su localizzazioni) e poi ricatturare
  • se il titolo è in polo è sufficiente inventariarlo e collocarlo (consiglierei di cliccare anche su Aggiorna dati di possesso in indice)

In realtà il primo tipo di disallineamento (titolo localizzato in indice e non presente in polo) dal punto di vista strettamente tecnico potrebbe avere anche un’altra spiegazione: qualcuno infatti, tramite le operazioni di servizio sulle localizzazioni, potrebbe aver aggiunto la propria localizzazione in indice invece di catturare il titolo.

Normalmente ad un catalogatore non viene neppure in mente di fare questa operazione (che con il vecchio indice non era possibile), ma qualche volta è stata fatta, quindi non si può mai dire …

Sulla modifica della localizzazione in indice e sui casi in cui può essere utile:
https://pololig.wordpress.com/2011/08/08/modificare-dati-solo-in-indice/.

Inventari e collocazioni sul titolo superiore

Sono stati riscontrati casi di reticoli a livelli, ossia con descrizione del livello generale e delle singole unità fisiche (riferiti a pubblicazioni in più volumi o altri tipi di unità fisiche), nei quali qualche biblioteca ha assegnato inventario e collocazione al titolo superiore anziché ai titoli inferiori corrispondenti alle unità.

Non solo, ma qualche volta sono stati assegnati inventari sia alle singole unità che al titolo superiore, rendendo così quanto meno difficile capire quale sia davvero il posseduto di quella biblioteca.

Questa pratica inoltre produce anche il seguente effetto indesiderato nel CBL: facendo una ricerca limitata ad una biblioteca che possiede una o più unità fisiche correttamente inventariate o collocate, viene ovviamente ritrovato anche il livello superiore, nel quale però appare solo la localizzazione della biblioteca che ha inventariato tale livello, creando confusione nell’utente, che pensava di cercare in una biblioteca e ne vede spuntare un’altra.

Bisogna quindi normalmente evitare di inventariare e collocare il livello superiore in presenza di reticoli a livelli.

Dico normalmente perché possono esserci casi di pubblicazioni non a stampa in cui le unità fisiche sono prive di titolo particolare e tanto integrate tra loro da rendere ammissibile, se non preferibile, l’assegnazione di un unico inventario: se però una pubblicazione di questo genere è già stata catalogata a livelli, la biblioteca che aveva programmato di assegnare un unico inventario dovrà per forza assegnarlo al livello superiore (ma in quel caso non assegnerà inventari anche a quelli inferiori!).

Come ovvio, gli inventari si assegneranno solo al titolo d’insieme nei casi in un cui è ammessa la catalogazione ad un unico livello (bid a livello 05, pubblicazioni video e musicali con unità prive di titolo particolare: da ricordare che è sempre obbligatoria, tranne che per gli 05, la creazione di notizie per le unità con titolo particolare).

Conviene quindi che tutti facciano attenzione per il futuro e a cerchino di sistemare gli inventari e collocazioni assegnati in passato in modo errato (purtroppo attualmente non possiamo estrarre un elenco di tutti i titoli superiori che abbiano inventari e collocazioni).

Localizzazioni degli spogli

Alcuni recentemente hanno segnalati limiti alla gestione degli spogli negli OPAC consistenti nel fatto che non sempre si capisce bene in quali biblioteche sia lo spoglio (ossia il volume o fascicolo di periodico che lo contiene).

Il limite in realtà deriva essenzialmente dal fatto che, per quanto a prima vista possa sembrare strano, SbnWeb non registra in polo la localizzazione degli spogli, e quindi non può neanche esportarla nei dati che vanno all’OPAC.

L’Indice la registra, ma credo che si limiti alla biblioteca che ha creato lo spoglio o alla prima che l’ha catturato per un polo, e anche se SbnWeb la registrasse non penso che potrebbe fare di più: la logica delle localizzazioni in SBNMARC infatti (ampiamente spiegata in questo articolo) collega la localizzazione all’inventariazione e collocazione, operazioni che non si applicano agli spogli.

Mi pare che si tratti di un limite concettuale, che potrebbe essere superato definendo la localizzazione come pura notizia sul possesso indipendentemente dalle operazioni di inventariazione e collocazione.

Del resto penso che il problema si porrà prima o poi nche con gli ebook, a cui il concetto di collocazione si applica in modo piuttosto dubbio, a meno che per collocazione si intenda un URI, dato che però SbnWeb tratta separatamente dalla collocazione.

Note all’inventario

Viene qui descritta la configurazione dei tipi di note all’inventario, che sono molto importanti per chi fa descrizioni approfondite degli esemplari (per lo più nel libro antico, ma si può benissimo fare anche col moderno).

Anche chi non ha ancora utilizzato questa funzionalità può aver notato che nella schermata in cui si inseriscono i dati di inventario (consistenza, valore, tipo fruizione ecc.) oltre al solito campo Precisazione del volume c’è una icona contraddistinta dalla scritta Note.

Questa icona permette di inserire un numero a piacere di note codificate in modo da distinguerne il tipo.

Il tradizionale campo Precisazioni andrebbe quindi usato solo quando non ci sono note applicabili, e probabilmente anche per questo ha una lunghezza ridotta che non permette di inserire informazioni molto approfondite.

L’elenco dei tipi di note previsti non è standardizzato ma è di polo.

Lo abbiamo definito anche grazie ai suggerimenti di una catalogatrice, e il risultato si può vedere sia dalla procedura di inventariazione sia sotto Amministrazione del sistema -> Gestione codici, tabella CNOT Note all’inventario, ed è riportato di seguito:

  • AA Copia autografa (316)
  • CO Descrizione dello stato di conservazione (316, 141$d, 141$f)
  • DA Dedica dell’autore (316)
  • DC Note sul corpo del documento (317, 141$e)
  • DL Note sulla legatura (316, 141$b)
  • IF Infestazioni (parassiti) (316)
  • IM Illustrazioni manoscritte in tutto o in parte (es. colorate a mano nell’esemplare) (316)
  • IN Infezioni (muffe) (316)
  • LC Legato con (482)
  • NO Parti non originali diverse dalla legatura (es. etichette, carte ecc.) (316)
  • NP Note di possesso/provenienza (317)
  • PC Precedente collocazione (316)
  • TP Postille e altre aggiunte manoscritte (316)

Il significato dei codici dovrebbe essere immediatamente chiaro; il numero tra parentesi dopo la descrizione è il campo Unimarc che corrisponde, almeno approssimativamente a quel dato; serve come riferimento ad uno standard, non vuol dire che siamo obbligati ad inserire tutto come previsto dall’Unimarc (specialmente per quanto riguarda il campo 141 che contiene solo dei codici e non un testo discorsivo) né che il programma esporti il testo di quelle note nei campi indicati qui, perché tale configurazione non è prevista.

Trattandosi di note all’inventario, esse sono di biblioteca e sempre legate ad un esemplare, ma poiché possono contenere informazioni utili a tutti raccomando di inserirle sempre nel modo più chiaro possibile: evitare, ad esempio, di usare sigle incomprensibili al di fuori della biblioteca; per note di interesse esclusivo della biblioteca usare piuttosto il tradizionale campo Precisazioni, che spesso ha già appunto questo ruolo.

Da ricordare sempre che si tratta di note all’inventario, e quindi riferite ad una particolare copia del documento, non ad una edizione: ad esempio, se le illustrazioni colorate a mano sono una caratteristica dell’edizione non devono essere indicate qui, mentre vanno indicate se nell’edizione erano in bianco e nero e sono state colorate nel particolare esemplare che si possiede.

La nota su possessori e provenienze non sostituisce il relativo legame, ma serve per informazioni di tipo discorsivo che attraverso il legame non si possono esprimere.

L’elenco non è assolutamente definitivo e può sempre essere integrato, quindi chi ha esigenze che non sono coperte dai tipi di note individuati finora è invitato a manifestarle.

Per quanto riguarda l’inserimento di queste note, funziona come diversi altri campi analoghi in SbnWeb: l’icona con la matita serve per inserire una nuova nota, a fianco di ogni nota compare un’icona con la pattumiera che serve per cancellare la nota stessa.

Note all’inventario nell’OPAC

Per il contenuto di questo messaggio ringrazio le catalogatrici Cristiana Nardini e Francesca Nepori per le indicazioni e i suggerimenti che mi hanno dato sull’argomento.

Cercando nell’OPAC della Biblioteca Universitaria catalogazioni realizzate o modificate in SbnWeb a qualcuno può essere capitato di trovare delle note alla descrizione formulate in questo modo:

Leg. con: Costituzione della Repubblica ligure, Genova, 1802 (inv. A 9021) – IT-GE0039, 1LIGSTA XX0 36

che a prima vista dà l’impressione di un miscuglio tra descrizione bibliografica e note all’inventario, poiché è palese che una nota come Legato con si riferisce ad una particolare copia. Per di più, sempre a prima vista, non si capisce bene che cosa sia l’ultima parte della nota.

Verificato che non si trattava di un errore grossolano di qualche catalogatore che aveva inserito nella descrizione ISBD le note all’inventario (non è frequente, ma succede anche questo), si pensava ad un errore nell’esportazione in Unimarc di SbnWeb.

In realtà, le cose stanno in modo ben diverso.

SbnWeb sfrutta una caratteristica abbastanza sofisticata dell’Unimarc, fin qui poco usata, per cui nel campo 316, che fa parte delle note alla descrizione bibliografica, si inseriscono le note sulle singole copie, ognuna corredata dal riferimento alla particolare copia a cui si riferisce, in modo da mantenere la distinzione tra dati dell’edizione e dati di copia.

L’edizione 3 dell’Unimarc prescrive che il riferimento alla copia sia composto da: codice ISIL della biblioteca, seguito dal carattere due punti (cioè “:”) e dalla collocazione della copia. il codice ISIL, regolamentato dallo standard ISO 15511, è un codice univoco a livello internazionale che identifica una singola biblioteca: in Italia viene assegnato dall’ICCU ed è quello che si può vedere nell’Anagrafe delle Biblioteche Italiane.

La seconda parte della nota dell’esempio sopra è quindi composta da un codice ISIL (IT-GE0039, corrispondente alla Biblioteca della Provincia Ligure dei PP. Cappuccini) e da una collocazione (1LIGSTA XX0 36).

Tra codice e collocazione c’è una virgola anziché i due punti: è un errore di SbnWeb che abbiamo già segnalato all’ICCU.

A parte questo, i dati in sé sono perfettamente corretti: visualizzarli in modo facilmente comprensibile all’utente finale sarebbe invece compito dell’OPAC che potrebbe, ad esempio, visualizzare il nome completo della biblioteca al posto del codice, far precedere la collocazione da una opportuna etichetta, oppure anche inserire un link alla nota già visualizzata in associazione ai dati di copia (almeno in questo particolare opac) o usare altre tecniche ancora.

C’è da augurarsi che gli opac vengano quanto prima perfezionati per visualizzare nel modo più adeguato questi dati, e quelli di altri campi Unimarc che hanno la stessa struttura, cioè prevedono dati di collegamento con la copia (ad esempio il 702 con relator code 390 per il possessore, che senza questo dato appare, in modo del tutto erroneo, un autore secondario tra gli altri).

Collocazione delle miscellanee

(aggiornato al 25.11.2011)

Come avevamo visto anche al corso, nella collocazione per formato è possibile riservare dei blocchi di numeri di catena per collocare miscellanee di opuscoli. Per miscellanee qui si intendono opuscoli legati assieme o comunque gruppi di opuscoli che sono indipendenti dal punto di vista bibliografico (non sono quindi una publicazione in più unità fisiche) ma si vogliono trattare come un unico blocco ai fini della collocazione.

La cosa non riguarda le sezioni diverse da Magazzino a formato.

L’ampiezza del blocco è impostata nella configurazione del formato, e nel nostro polo attualmente è 20 (si può modificare).

Questa funzionalità è molto rigida e il suo comportamento può facilmente trarre in inganno:ogni volta che in una sezione per formato si colloca un documento per cui è indicato il tipo opuscolo automaticamente e senza nessuna possibilità di intervento per il catalogatore il programma riserva i venti numeri (o la quantità prestabilita), che poi non si possono recuperare per disporne liberamente (collocando qualcosa che non sia un opuscolo) neppure se si cancella la collocazione originale. Ad ogni successivo opuscolo collocato con assegnazione automatica del numero verrà assegnata la prima collocazione libera del blocco riservato.

Esempio: supponiamo che  le collocazioni da riservare siano 20, e che si collochi un opuscolo nella collocazione F 100. Il programma riserva le collocazioni fino alla F 119 con la conseguenza che:

  • il successivo documento che non sia un opuscolo verrà collocato in F120
  • i successivi opuscoli collocati con numerazione automatica andranno in F 101, F 102 ecc fino ad F 119; questo vale anche se ne frattempo si collocano altre cose, quindi un opuscolo collocato dopo un anno andrà nella prima posizione libera dell’intervallo

Non è possibile collocare nell’intervallo riservato niente che non sia un opuscolo, né collocare un opuscolo altrove, a meno di recuperare manualmente collocazioni cancellate.

Come si vede, la rigità della procedura è tale che la rende utile solo in casi molto particolari e per il resto non solo inutile, ma dannosa perché se si attiva inconsapevolmente il meccanismo si rimane con delle collocazioni inutilizzabili. Inoltre opuscoli che si intendeva collocare alla fine della collocazione verranno messi invece nell’intervallo riservato.

Chi non è interessato a questa funzionalità ma colloca per formato deve quindi evitare di usare la categoria opuscolo oppure – meglio ancora – impostare 1 come dimensione del blocco nella configurazione dei formati, cosa che riserva un solo numero e quindi corrisponde alla pratica normale.

Anche dopo questa operazione, non è possibile recuperare le collocazioni che erano state riservate per utilizzarle liberamente. Se si hanno altri opuscoli – prima di ridurre le dimensioni del blocco riservato – si possono collocare dopo il primo, se questo è compatibili con i criteri di collocazione adottati.

Sull’rgomento è disponibile, per chi non l’avesse ancora, anche la bozza del manuale predisposta dall’ICCU.

Collocazione degli inventari successivi al primo

Quando si colloca un inventario successivo al primo, SbnWeb ha un comportamento che può essere un aiuto o un tranello a seconda delle intenzioni del catalogatore (ho l’impressione che più spesso l’effetto sia quello di un tranello).

Il programma infatti si posiziona sul tab Collocazioni presenti nel reticolo, mostrando l’elenco di tali collocazioni (che possono anche essere molte).

Se non si desidera collocare il nuovo inventario in una di tali collocazioni, bisogna scegliere il tab Nuova collocazione, posto subito a sinistra, e si procede a creare una nuova collocazione come di consueto.

Se non si fa attenzione, si rischia di collocare l’inventario in una collocazione esistente quando in realtà si intendeva creane una nuova.

Naturalmente se si sbaglia l’errore non è difficile da correggere: basta scollocare l’inventario e ricollocarlo correttamente.

Visualizzazione della consistenza di polo e di indice

ATTENZIONE: dopo la prima pubblicazione il 28 giugno 2011 questo articolo ha ricevuto, il 29 giugno 2011, correzioni e integrazioni sostanziali. Chi ha letto la prima versione non ne tenga conto e rilegga questa.

Ecco le informazioni essenziali sulla gestione della consistenza di collocazione in SbnWeb, gestione che è in parte diversa rispetto a client/server.

Ora è possibile visualizzare la consistenza di una collocazione non solo in polo, ma anche in indice.

La visualizzazione della consistenza in polo è possibile solo se alla collocazione viene associato un esemplare, la cui consistenza è quella che si vede in polo, mentre in indice è possibile sia tramite l’esemplare, sia anche compilando solamente il campo Consistenza tramite il bottone Aggiorna dati di possesso in indice.

Chiariamo punto per punto.

Per visualizzazione qui si intende quella che è accessibile dal menu Esamina, e quindi è disponibile per tutte le biblioteche e non solo per quella che possiede il documento, la quale può comunque vedere (e modificare) la consistenza dalla Gestione documento fisico.

La consistenza è rimasta quella che era in client/server, cioè l’indicazione delle unità fisiche che fanno parte della collocazione o dell’esemplare. È un dato molto utile perché fa capire in un colpo solo che cosa è contenuto in una certa collocazione: per questo essa non va data in forma cumulativa, ma come distinta delle unità possedute.

Ad esempio, se per una edizione in 7 volumi, si indica come consistenza 7 v. non si capisce se la biblioteca possiede i volumi dall’1 al 7, oppure 7 copie di un solo volume. Bisogna invece indicare:

v. 1-7

v. 5 (7 copie)

v. 1-3, 5 (2 copie), 6-7

ecc. ecc. (si noti che tutti gli esempi danno come totale 7 volumi).

In caso di documento in un’unica unità fisica bisogna indicare 1 v. e non v. 1, che farebbe pensare al primo volume di una sequenza.

Per i libri antichi è uso consolidato, anche se non pare previsto da alcuna norma, usare il termine esemplare invece di copia.

L’esemplare è un concetto che ha sempre avuto la tendenza ad essere abbastanza oscuro.

La bozza del manuale di SbnWeb che ci ha fornito l’ICCU lo definisce nel modo seguente, che mi pare piuttosto chiaro:

L’esemplare è l’insieme delle unità fisiche che costituiscono l’unità bibliografica, o un elemento di aggregazione delle informazioni relative ai volumi posseduti.
La definizione dell’esemplare serve quindi ad avere una visione complessiva del posseduto dei volumi che fanno parte di un’opera o di una collana a prescindere dalla loro collocazione fisica. Descrive la consistenza dell’opera.

Esempi:

– Monografia in un volume (in una o più copie)
L’esemplare è la monografia stessa

– Monografia in più volumi
Posso creare l’esemplare alla monografia superiore

– Monografie che fanno parte di una collana Posso creare l’esemplare alla collana

–    Monografia in più volumi facente parte di una collana
Posso creare l’esemplare alla monografia superiore oppure alla collana

L’Esemplare ha come dato la Consistenza (polo): Indicazione sintetica dei volumi posseduti.

La Consistenza dell’esemplare va quindi aggiornata ogni volta che si colloca un volume che appartiene all’esemplare.
La consistenza di esemplare può essere inviata in Indice

Se si crea l’esemplare, tramite il bottone Aggiorna dati di possesso in indice che appare creando o modificando una collocazione si manda in indice la consistenza dell’esemplare.

Se non si desidera creare l’esemplare, è possibile comunque inviare la consistenza in indice sempre cliccando sul bottone Aggiorna dati di possesso in indice, e compilando il relativo campo coi criteri sopra indicati.

Lo stesso risultato si ottiene tramite Vai a -> Gestione bibliografica -> Operazioni di servizio su localizzazioni, e cliccando sull’identificativo della biblioteca, che porta alla stessa schermata. Questo può essere comodo per intervenire sul dato, ad esempio se non si è inserito durante la collocazione, evitando di entrare nella modifica dell’inventario e collocazione.

Poiché visualizzare la consistenza, almeno in indice, è cosa estremamente utile per capire che cosa esattamente possiede la biblioteca di un certo documento, ed evitare così che venga richiesto proprio quello che manca, è molto opportuno che quando si colloca venga utilizzato il comando Aggiorna dati di possesso in indice in modo da potervi indicare la consistenza (questo non cambia però il tipo di localizzazione, che è comunque per possesso anche se non si invia la consistenza).

Per visualizzare la consistenza in polo invece bisogna che venga creato l’esemplare, cosa che comunque richiede pochissimo lavoro aggiuntivo e si fa con l’apposito bottone Esemplare, sempre dalla creazione o modifica dell’inventario e collocazione.

Volendo scegliere, mi sembra chiaro che sia meglio mandare la consistenza solo in indice piuttosto che solo in polo, in modo che venga vista da tutte le biblioteche SBN.

Anche in client/server la consistenza di polo era visualizzabile solo dall’esemplare, anche se questo probabilmente era sfuggito a molti (alcuni indicavano la consistenza nelle note all’inventario, che venivano visualizzate, e questo poteva dare l’impressione che venisse visualizzato il campo della consistenza; questa indicazione nella nota all’inventario però era relativa al singolo inventario e non al livello superiore).