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Informazioni minime sui sistemi di collocazione

Siccome nei giorni scorsi mi hanno chiesto dei chiarimenti sulle collocazioni in Sbnweb, ho pensato di pubblicarli anche qui sul blog perché potrebbero essere utili a qualcuno, anche se sono solo pochi appunti senza pretese.

L’organizzazione delle collocazioni è un elemento spesso trascurato, col risultato che qualcuno riesce a complicarsi la vita in modo incredibile. Particolarmente nefasto è usare un sistema di collocazione che ne nasconde un altro, come succede quando si colloca per scaffale, palchetto e numero di catena, ma in realtà lo scaffale corrisponde anche ad una materia, per cui dopo un po’ non si capisce se deve prevalere il criterio posizionale o quello per materia.

Innanzitutto un po’ di terminologia.

Per sezione di collocazione si intende un insieme di documenti collocati insieme e con lo stesso criterio.

Per numero di catena si intende un numero progressivo (spesso assegnato automaticamente) che identifica la collocazione del singolo documento: talvolta può coincidere con la collocazione stessa, più spesso si aggiunge ad un altro elemento (per chi è particolarmente interessato osservo che il numero di catena è un tipo di book number, cioè di identificativo di un singolo documento nell’ambito della collocazione, argomento sul quale recentemente è uscito un interessante libro di Carlo Bianchini).

Quando si decide il tipo di collocazione, la prima cosa da stabilire è se si tratta di una collocazione a scaffale aperto, cioè col pubblico che accede direttamente agli scaffali, o a magazzino, nella quale solo gli operatori accedono agli scaffali per prendere i libri richiesti dagli utenti. Nel primo caso ci vuole un ordinamento logico facilmente comprensibile da tutti e non solo dai bibliotecari, nel secondo invece bisogna ottimizzare soprattutto l’uso dello spazio, la conservazione e la facilità di gestione, evitando schemi troppo complicati.

Sbnweb prevede che si indichi se la sezione di collocazione è a scaffale aperto o a magazzino, ma per quello che ne so non fa uso di questa informazione: tuttavia è opportuno inserirla in modo corretto, perché potrebbe venire usata in futuro oppure da altri programmi in cui siano stati caricati i dati.

E’ anche opportuno usare nomi brevi per le sezioni, perché il nome fa parte integrante della collocazione, ed è scomodo avere poi collocazioni lunghissime.

I tipi di collocazione previsti si vedono tutti nella gestione della sezione di collocazione, e sono elencati nella tabella codici  CTCO, visibile (non modificabile, perché è di polo) sotto Amministrazione -> Gestione codici e sono spiegati anche nella documentazione del programma. Il tipo Continuazione si usa solo in casi particolari, mentre quelli di uso generale sono:

  • Esplicita non strutturata: è completamente libera, quindi accetta qualunque collocazione ma non fa nessun controllo, per cui è più soggetta ad errori da parte degli operatori; è utile per schemi che non si adattano bene a nessun altro tipo (specialmente qui bisogna cercare di evitare le complicazioni eccessive); spesso è necessario usarla quando si devono registrare collocazioni preesistenti
  • Magazzino non a formato: è semplicemente un numero di catena assegnato automaticamente; può essere utile, ad esempio, per sezioni a magazzino di documenti che sono tutti dello stesso formato (come gli LP); potrebbe essere utile anche per le pubblicazioni elettroniche, anche se queste non hanno una collocazione in senso tradizionale, per evitare che queste appaiano tutte come documenti non collocati; in una biblioteca avevano stabilito che il numero di catena dovesse essere uguale all’inventario, ma io sconsiglierei di prevedere un vincolo di questo genere che è una complicazione inutile: infatti, siccome non è possibile fare in modo che il programma assegni automaticamente lo stesso numero, questo obbliga a collocare nello stesso ordine con cui si inventaria!
  • Sistema di classificazione: permette di recuperare la classe già assegnata in catalogazione semantica (se esiste); una volta recuperata, la classe si può poi modificare come si vuole (ad esempio, spesso si semplifica la Dewey); l’uso di questo tipo di collocazione ha senso soprattutto se in semantica viene usata una classificazione
  • Magazzino a formato: raggruppa i documenti per formato e numero di catena, quindi è utile soprattutto nei magazzini per sfruttare al meglio lo spazio; i codici di formato vengono definiti liberamente dalla biblioteca prima di creare la sezione, e possono essere usati per tutte le sezioni di questo tipo; usa sezione può anche usare solo una parte dei codici di formato; alcuni la usano anche in un altro modo: attribuiscono ai codici un significato diverso dal formato, in genere una materia o una tipologia di pubblicazioni, e in questo modo creano delle suddivisioni utili anche a scaffale aperto (ma col limite che all’interno del codice l’unico ordinamento possibile è quello per numero di catena)
  • Esplicita strutturata: prevede tre campi, e si adatta soprattutto ai vecchi magazzini con collocazioni già esistenti per scaffale-palchetto-numero di catena; tuttavia può andare bene per qualsiasi schema che non utilizzi più di tre campi
  • Chiave titolo: determina un ordinamento per titolo con una chiave calcolata automaticamente in base al titolo presente in descrizione; è pochissimo usata, ma può essere interessante per sezioni a scaffale aperto in cui il titolo è particolarmente significativo (forse i libretti d’opera potrebbero essere un esempio?)

A tutte le collocazioni si possono aggiungere la chiave autore o la chiave titolo inserite a mano o calcolate automaticamente, e/o una specificazione libera. Questi elementi possono essere più o meno utili a seconda dei casi: ad esempio nel magazzino non a formato, visto che l’elemento principale è un numero progressivo univoco, possono avere un ruolo informativo ma non modificano l’ordine della collocazione, invece nella collocazione per classe o nell’esplicita strutturata o non strutturata possono servire per l’ordinamento a parità di elemento principale.

Per le sezioni a magazzino di solito è consigliabile la collocazione per formato, che migliora sia l’uso dello spazio che la conservazione, evitando che si trovino vicini documenti di formato molto diverso.

E’ chiaro che non è obbligatorio creare un’unica sezione per ciascun tipo di materiale: ad esempio, i libri a scaffale aperto spesso sono collocati in parte con la Dewey e in parte con altri criteri, come la letteratura in base al nome dell’autore o le biografie in base al nome del biografato.

Si possono avere anche più sezioni con lo stesso tipo di collocazione, ad esempio i libri per adulti e quelli per bambini separati, ma collocati entrambi con la Dewey.

In particolare, è indispensabile creare sezioni distinte per gruppi di documenti fisicamente separati (quali la sede principale e un magazzino esterno) anche se collocati con lo stesso criterio, altrimenti poi nell’ordinamento topografico apparirebbero mescolati.

Volumi legati assieme

Ogni tanto qualcuno si trova in imbarazzo davanti al caso copie di pubblicazioni in più volumi che hanno alcuni volumi legati assieme, anche se separati nella pubblicazione originali, ad esempio una pubblicazione in dodici volumi che sono stati rilegati tre a tre.

Va detto innanzitutto che questa è una particolarità della copia, e quindi non può avere effetto sulla descrizione bibliografica, neppure se sulla legatura comparissero dei titoli o se fossero stati eliminati i frontespizi della pubblicazione originale.

Bisogna quindi creare o catturare la descrizione dell’opera nella sua configurazione originale.

Passando al trattamento della copia, una soluzione interessante sarebbe quella di inventariare non i volumi originari, ma quelli fisicamente presenti in biblioteca, cioè quelli derivanti dalla rilegatura, indicando nelle note all’inventario che cosa contiene quel volume (ad esempio: Contiene i vol. 1, 2 e 3 legati assieme).

Di per sé sarebbe una cosa ragionevole (anche perché difficilmente questa legatura verrà smontata per ripristinare i volumi originari, nel qual caso comunque si potrebbero sempre modificare gli inventari) ma, almeno nel contesto attuale, secondo me produce alcuni inconvenienti pratici: infatti se si lega l’inventario ad una parte dei volumi presenti in descrizione (ad esempio, se avessimo 12 volumi legati tre a tre si potrebbe legare l’inventario ai volumi 1, 4, 7 e 10) questo darebbe l’impressione che la biblioteca possieda solo quei volumi, perché per capire che non è così bisognerebbe leggere accuratamente le note all’inventario; se si legano tutti gli inventari al livello superiore, bisogna ugualmente che l’utente, per capire che cos’ha la biblioteca, esamini il reticolo con una cura che non sempre si può presupporre (anzi, di solito bisogna presupporre che non ci sia).

A me sembrerebbe quindi più consigliabile inventariare i volumi originari, indicando in nota a ciascuno a che cosa è legato (per il primo: legato coi v. 2 e 3; per il secondo: legato coi v. 1 e 3; per il nono: legato coi volumi 7 e 8), anche se è un lavoro un po’ noioso.

Questa soluzione permetterebbe, dal punto di vista puramente tecnico, di registrare separatamente prestiti diversi per singoli volumi legati assieme, visto che questi corrispondono ad inventari indipendenti! In pratica però è improbabile che succeda una cosa del genere, anche se coi bibliotecari non si può mai dire, perché se viene registrato il prestito di un volume l’utente preleva necessariamente tutti quelli legati assieme, e quindi anche gli altri non sono più in biblioteca.

Nulla di particolare per quanto riguarda la collocazione, se non il fatto ovvio che i singoli volumi legati insieme non possono essere messi in posti diversi! Di conseguenza non ha molto senso assegnare loro collocazioni autonome, anche se continue, ed è meglio una collocazione a livelli.

Chiarimento su servizi e diritti

Potrebbe essere utile mettere in evidenza una caratteristica della gestione servizi che mi sembra non del tutto evidente né dal manuale né dal programma stesso.

All’interno di un servizio si possono definire diversi diritti, che condividono lo stesso iter ma si differenziano per vari parametri come durata o rinnovi.

Questo si capisce facilmente, quello che si capisce meno facilmente è che ad uno stesso utente non possono essere assegnati più diritti nell’ambito dello stesso servizio.

Evidentemente questa funzionalità è stata pensata per i casi in cui ad alcuni utenti va assegnato un certo diritto, ad altri utenti un altro, e infatti nella procedura di erogazione dei servizi si può scegliere solo il servizio e non il diritto, perché questo è fisso una volta individuati l’utente ed il servizio.

Se si vogliono diversi tipi di servizio (anche simili tra loro) tra cui poter scegliere di volta in volta bisogna creare appunto dei servizi, e non dei diritti.

La tabella dei servizi è di polo, quindi le singole biblioteche non possono aggiungerne ma, una volta verificato che nessuno di quelli esistenti è idoneo, possono chiedere a noi di farlo. Il servizio desiderato potrà poi essere scelto con l’apposito menu al momento dell’erogazione.

Appunti su consistenza, collocazioni e inventari

I dubbi espressi da un catalogatore mi hanno dato l’occasione per mettere insieme alcuni piccoli appunti su consistenza, collocazioni e inventari che ho pensato di condividere qui perché potrebbero essere utili anche ad altri, soprattutto i meno esperti.

Ogni tanto sorgono incertezze sulla consistenza, a proposito della quale il punto fondamentale è che si tratta di un attributo della collocazione, non dell’inventario (unità fisica). Pertanto cosa si debba mettere in consistenza dipende dal titolo a cui è associata la collocazione.

Se è associata al titolo particolare di solito contiene solo un volume (o altro tipo di unità fisica, per esempio CD, DVD ecc.) e si scrive 1 v. o altra espressione appropriata. C’è anche qualche caso diverso meno frequente, ad esempio più copie di un libro messe sotto la stessa collocazione: in questo caso si darà un’indicazione come 3 copie.

Se la collocazione è associata ad un titolo superiore (come una monografia superiore o un periodico) si mette la consistenza analitica di ciò che si colloca sotto quel titolo, ad esempio:

vol. 1-7

vol. 1,3, 5-7 [significa che mancano i volumi 2 e 4]

vol. 1-2, 3 (2 copie), 4 (3 copie), 5-7

vol. 1-3, 5 (2 copie), 6-8 [significa che manca il volume 4 ma il 5 è presente in due copie]

Non basta indicare il numero complessivo dei volumi, perché non è un dato abbastanza preciso: 7 v. potrebbero essere i volumi dall’1 al 7 o sette copie dello stesso volume o molte altre combinazioni ancora.

La consistenza non è da confondere con indicazioni come v. 1, v. 2 o simili che si inseriscono nella nota all’esemplare. Si tratta di indicazioni sul volume particolare che possono essere molto importanti soprattutto se non si fa la catalogazione a livelli, perché senza queste indicazioni non si capirebbe a cosa corrisponde il singolo inventario, e ciò tra l’altro creerebbe problemi nella gestione del servizi (si rischierebbe di non sapere bene, ad esempio, che cosa si sta dando in prestito).

Se quindi dovessero venire ridimensionati i W aumenterebbe molto l’importanza di questa nota.

Il numero di sequenza non c’entra con la consistenza, ma semmai fa parte della collocazione. La sequenza indica in quale posizione è collocato quel particolare volume, per cui:

  • se il documento reca una numerazione, corrisponde alla numerazione (a meno che per qualche motivo non si voglia collocare in ordine diverso, cosa che però generalmente mi sembra sconsigliabile)
  • se non c’è una numerazione ma c’è un evidente ordine delle unità (ad esempio cronologico, tematico ecc.) corrisponde a quell’ordine, anche qui salvo eccezioni come detto al punto precedente
  • se non c’è nessun tipo di ordine che risulta dalla pubblicazione decide il bibliotecario in che ordine  collocare le unità e assegna un numero di sequenza corrispondente

Attenzione a non confondere il numero di sequenza con la designazione delle unità o parti di cui al paragrafo 5.2.0.3 delle REICAT, dato che fa parte della descrizione e può anche mancare, mentre il numero di sequenza dovrebbe sempre essere presente, visto che le unità normalmente vengono collocate in un ordine determinato (non determinarlo mi sembra poco opportuno perché può creare confusione, soprattutto se le unità sono molte).

Se la collocazione è sul titolo superiore è normale correggere la consistenza per  aggiungere nuove unità non possedute al momento della collocazione iniziale, perché è evidente che se tali unità non erano possedute non potevano essere indicate nella consistenza, anche se ne fosse stata già prevista l’acquisizione, che registra uno stato di fatto e non una previsione.

A differenza della collocazione, l’inventario è sempre associato con l’unità fisica, per cui quando la collocazione è sul titolo superiore l’inventario non è legato a tale titolo ma alle unità subordinate, se descritte singolarmente.

Naturalmente gli inventari si attaccano al livello superiore se le unità non sono descritte singolarmente, cosa che attualmente è ammessa in alcuni casi con la musica e quando si recupera da scheda, senza libro in mano, se la scheda non contiene i dati delle singole unità. Vedremo se la nuova Guida allargherà questi casi.

La nozione di unità fisica ai fini dell’inventariazione non va sempre intesa in senso letterale, ma interpretata nel contesto del documento che si tratta: ad esempio, normalmente si assegna un unico inventario ad un libro con un allegato, all’annata di un periodico anche se comprende molti fascicoli e a volte anche a confanetti con registrazioni musicali di contenuto omogeneo, come un’opera lirica suddivisa in più CD.

Attenzione: la consistenza si riferisce alla collocazione a cui è associata, non necessariamente a tutto ciò che la biblioteca possiede di una certa edizione. Ad esempio, se dell’edizione in più volumi sono possedute due copie, queste possono essere collocate in modo indipendente, per cui ogni collocazione avrà la consistenza della rispettiva copia. Oppure: se di un particolare volume si possiede una seconda copia, questa può essere collocata insieme alle altre, e allora rientrerà nella consistenza di quella collocazione, o a parte, e allora ci sarà una consistenza per quella collocazione.

Scarico inventariale (aggiornato a luglio 2015)

Ci sono a volte equivoci sulla natura dello scarico inventariale, che viene visto come più o meno equivalente alla cancellazione dell’inventario.

In realtà lo scarico inventariale ha un significato diverso: esso non cancella l’inventario, ma lo pone allo stato dismesso con registrazione della relativa causale (smarrito, trasferito ad altra biblioteca, etc.).

Un inventario non dismesso ma cancellato, (ad es. quando l’ho erroneamente attribuito ad un titolo, ci ritorno e uso Cancella inventario), si può riutilizzare, legandolo ad un altro titolo. Con lo scarico inventariale, invece, l’inventario non viene cancellato, ma continua ad essere presente, legato al titolo e stampato nel registro d’ingresso con la sua nota di dismesso (ai tempi delle matite, si usava segnalarli in rosso).

Di qui si capisce che lo scarico inventariale è concepito non come una semplice operazione di modifica dei dati, ma come un intervento su scritture patrimoniali che non si possono correggere e ricorreggere come si vuole, e nelle quali deve rimanere traccia delle modifiche effettuate.

Questo in particolare ha due conseguenze di rilievo:

  1. un titolo legato ad un inventario dismesso non può essere cancellato; infatti se lo fosse l’inventario non si riferirebbe più ad alcun titolo, e verrebbe quindi compromessa l’integrità del registro di ingresso
  2. se la pubblicazione il cui inventario era stato dismesso viene ritrovata, non si può riassegnarle lo stesso inventario ma bisogna assegnarne uno nuovo

E’ stata però eliminata una grave incongruenza presente in precedenti versioni del programma: la presenza di un inventario scaricato impediva la delocalizzazione per possesso in indice, perché il programma non teneva conto del fatto che l’esistenza di questo inventario indica precisamente che il documento non è più posseduto.

Putroppo ad oggi lo scarico non elimina automaticamente le localizzazioni, anche se è prevista una evolutiva in questo senso, quindi questa operazione deve essere fatta manualmente.

Da ricordare a questo proposito che la localizzazione per possesso in indice può essere eliminata solo con la funzionalità Delocalizza documento, mentre quella per gestione viene eliminata con la funzionalità di gestione localizzazioni in indice (entrambe accessibili dal Vai a).

La scelta tra cancellazione e scarico dipende dalla biblioteca, l’importante però è che sia mantenuta l’integrità formale e sostanziale del registro d’ingresso, ossia il registro deve riflettere fedelmente la situazione del patrimonio ed essere compilato anche correttamente secondo le regole che l’ente adotta per la sua gestione patrimoniale (questo aspetto vale specialmente per gli enti pubblici).

Particolare attenzione è necessaria quando il registro d’ingresso realizzato in SBN, o la stampa derivata da esso, non è solo un documento interno alla biblioteca, ma ha anche formalmente il ruolo di scrittura patrimoniale dell’ente.

Avvisi prenotazioni

SbnWeb ha un comportamento piuttosto strano nella gestione dell’avviso che viene inviato a chi ha prenotato un libro o altro documento, quando il documento prenotato diventa disponibile: questo avviso infatti viene inviato a tutti coloro che lo hanno prenotato, e non solo al primo (e poi al secondo in caso di rinuncia o alla nuova restituzione e così via) come ci si aspetterebbe.

Alcuni hanno interpretato questo comportamento come un errore del programma, ma in realtà è il comportamento previsto (si può considerare semmai un errore di progettazione).

Sia noi che altri utenti di SbnWeb abbiamo richiesto all’ICCU una modifica, ma al momento non ci sono informazioni sui tempi di realizzazione.

Codice fiscale per chi non ce l’ha

Come si sa, in SbnWeb il codice fiscale degli utenti è obbligatorio e serve da identificativo dell’utente stesso.

Alcuni si sono trovati in imbarazzo dovendo registrare utenti non residenti in Italia e quindi privi di codice fiscale (di solito si tratta di turisti in vacanza nei comuni della Riviera).

In questi casi si può procedere in tre modi (se qualcuno ne ha trovato altri ce lo racconti), sfruttando anche il fatto che il programma non controlla che il codice fiscale sia corretto, ma solo che sia univoco (non possono esserci due utenti con lo stesso codice) e lungo 16 caratteri:

  1. utilizzare uno dei tanti servizi online per calcolare il codice fiscale in base ai dati anagrafici (da ricordare che per gli stranieri si considera il paese di nascita e non la città); il codice così calcolato potrebbe non essere univoco: in questo caso basta modificarlo in un modo qualunque per renderlo tale
  2. inserire un codice fiscale fittizio (o comunque un codice di un qualche tipo) inventato da noi
  3. inserire un codice in possesso dell’utente che abbia un ruolo di identificativo all’incirca paragonabile al codice fiscale (ad esempio, per gli statunitensi potrebbe essere il Social Security Number, per i tedeschi lo Steuernummer o l’IdNr); se il codice è più lungo di 16 caratteri va troncato, se è più corto va completato con un carattere qualunque per portarlo a 16 caratteri, naturalmente sempre facendo in modo da mantenerlo univoco, altrimenti il programma rifiuta l’inserimento

Tutte queste manovre si possono fare tranquillamente perché l’uso di questo codice è limitato alla gestione dei servizi della biblioteca nel polo SBN, quindi esso non ha effetti al di fuori di questo ambito.

Codici di relazione 320 e 390 in gestione bibliografica

Qualcuno può aver notato che tra i codici di relazione titolo-autore previsti in gestione bibliografica ci sono anche 320 (donatore) e 390 (possessore precedente).

Questo può stupire, perché si tratta di dati che si riferiscono propriamente all’esemplare e non all’edizione, e per di più SbnWeb ha una gestione molto evoluta di possessori e provenienze, per cui non c’è nessun bisogno di registrare il dato nel reticolo.

E’ vero che in Unimarc questi legami vengono gestiti come legami ad autori secondari nel campo 702 o 712, ma la confusione è evitata dal riferimento all’esemplare nel sottocampo $5. Nella struttura di SBN invece di per sé non ha senso inserire questi legami in gestione bibliografica, e la presenza dei codici di relazione rischia quindi di favorire l’inserimento di legami impropri, per cui da questo punto di vista sarebbe opportuno disabilitarli.

Mi hanno però fatto notare che inserire questi legami nel reticolo può essere appropriato nel caso di manoscritti (e allora direi anche nel caso delle raccolte in unica copia non  pubblicate di cui al paragrafo 6.0 A delle REICAT), perché in questo caso l’esemplare si identifica con l’edizione.

Anche in questi casi si può usare la gestione delle provenienze, ma c’è il notevole limite che in questo modo tali legami non vanno in indice, dove invece possono essere utile.

Per questo motivo quindi per ora, in attesa di ulteriori riflessioni, i due codici non sono stati disabilitati, ma ovviamente con la raccomandazione di non usarli assolutamente se non nei rari casi indicati.

 

Dati dei lettori

Alcuni chiarimenti sui dati dei lettori.

1. Il codice fiscale è obbligatorio? Se sì, perché in molti utenti manca?

In SbnWeb è un dato obbligatorio, manca invece in molti lettori registrati in client/server, dove si poteva inserire ma non era obbligatorio.

L’obbligatorietà non è gestita nel database (cioè il campo del codice fiscale non è stato reso obbligatorio), altrimenti col passaggio ad SbnWeb si sarebbe dovuto aggiungere il codice anche a tutti gli utenti registrati con client/server oppure scartare quelli che non l’avevano, ma è gestita dal programma, che al momento dell’inserimento verifica la presenza di quel dato.

2. Il codice utente come è composto?

E’ composto dal codice della prima biblioteca che ha inserito il lettore, seguito da un progressivo automatico con numerazione unica per tutto il polo (prima ogni biblioteca aveva la sua numerazione). Per questo se una biblioteca inserisce oggi il primo lettore, questo non avrà il numero 1, ma il primo numero successivo al più alto assegnato finora nell’ambito del polo, e sarà quindi un numero piuttosto grande.

Tra codice biblioteca e progressivo viene inserito automaticamente il numero di zeri necessario per arrivare ad una lunghezza totale di 12 caratteri. Ad esempio, il codice dell’utente registrato col progressivo 1 dalla biblioteca 03 non sarà 031 ma 030000000001. Da ricordare che in ricerca il codice va inserito completo di tutti gli zeri.

Nell’interpretazione del codice utente non sono possibili ambiguità perché il codice di biblioteca è sempre di due caratteri, quindi dal terzo carattere in poi inizia il progressivo dell’utente.

Ricerca titoli legati ad un autore, soggetto o classe e posseduti dalla biblioteca

Nel caso a qualcuno fosse utile, ecco come ricercare in SbnWeb tutti i titoli di un certo autore, oppure legati ad un certo soggetto o classe, posseduti dalla propria biblioteca:

  • cercare l’autore, il soggetto o la classe
  • dal menu in basso selezionare Titoli collegati con filtro
  • come filtro, cliccare solo la checkbox Documenti posseduti   (in basso a sinistra nella schermata)

Il programma accetta tale criterio di filtro e visualizza appunto i titoli posseduti legati a quell’autore, soggetto o classe.

Nella schermata di ricerca per titolo invece un titolo va comunque inserito, quindi non è possibile inserire lì solo l’autore e cliccare la checkbox Documenti posseduti (la classe e il soggetto in questa schermata non sono previsti).

Neppure è possibile, dalla ricerca per titoli, cliccare questa checkbox senza inserire altri dati per ottenere direttamente l’elenco completo di tutti i titoli posseduti: a questo scopo è necessario utilizzare le procedure batch di stampa catalogo, inventario o topografico. Da notare che la stampa di inventario o topografico va fatta sempre per serie inventariale o sezione di collocazione, ma se si producono dei file excel oppure di testo delimitato è facile poi concatenarli in unico elenco (anche caricandoli in un database).

Per la stampa del catalogo completo invece bisogna dare un intervallo di titoli tale da essere ragionevolmente sicuri che li comprenda tutti, ad esempio da ! a zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz.

Bibliotecari abilitati a catalogare solo l’antico

Una cosa che abbiamo scoperto nei giorni scorsi e che non era per niente ovvia: in SbnWeb non si dovrebbero abilitare bibliotecari alla sola catalogazione dell’antico, anche se il programma lo permette, perché un bibliotecario con questa abilitazione non può fare alcuna creazione, neppure a livello 04 (Proposta di acquisto).
In tali casi infatti il programma segnala la mancanza delle necessarie abilitazioni.

In pratica quindi bisogna che tutti coloro che catalogano siano abilitati alla gestione del materiale moderno, anche se sono addetti solo all’antico.

Prestito documenti non SBN con collocazione non univoca

Come si sa, in molte biblioteche, di solito nelle sezioni a scaffale aperto delle piccole e medie biblioteche di pubblica lettura, ci sono collocazioni non univoche, cioè che non individuano un singolo documento. Ad esempio, quando lo schema è: classe Dewey + prime tre lettere dell’autore + prima lettera del titolo, è chiaro che edizioni diverse della stessa opera pubblicate con lo stesso titolo avranno anche la stessa collocazione.

Fin qui niente di male, ma è bene sapere che con queste collocazioni in pratica non è possibile in SbnWeb il prestito dei documenti non SBN, cioè di quelli non catalogati, per i quali si abilita al prestito un intervallo di collocazioni, non solo perché non si capirebbe quale volume esattamente sia in prestito tra quelli con uguale collocazione, ma anche perché il programma impedisce di fare più prestiti per la stessa collocazione, quindi dei volumi con collocazione uguale ne potrebbe andare in prestito solo uno per volta.

L’unica soluzione (per chi è interessato a questo tipo di prestito) è quindi quella di rendere univoca la collocazione.
Secondo me aggiungere lettere (per esempio la seconda lettera del titolo se la prima non basta ecc.) non garantisce sempre il risultato, perché le edizioni della stessa opera e le opere senza autore e con titolo uguale avranno comunque la stessa collocazione per quante lettere si aggiungano, quindi penso che la soluzione migliore sia un numero di catena aggiunto alla collocazione.

Comunque si tratta di dati di biblioteca, quindi ogni biblioteca può scegliere la soluzione che preferisce purché raggiunga l’effetto.

ATTENZIONE: ripeto che questo riguarda solo il prestito dei documenti non catalogati in SBN, quelli catalogati si possono prestare quale che sia la collocazione, univoca o no (perché in questo caso il documento viene identificato dall’inventario).

Contare i lettori

Più volte viene chiesto se c’è in SbnWeb una statistica che fornisca il numero dei lettori iscritti in biblioteca.

La statistica non c’è, almeno per ora, ma neppure è indispensabile perché basta produrre la stampa dei lettori in formato excel e guardando l’ultima riga si vede immediatamente il numero (ricordarsi di togliere da conto le righe del titolo!).
La stampa dei lettori si trova sotto Elaborazioni differite > Stampe > Area servizi.

Cancellazione lettori iscritti in più biblioteche

Per evitare preoccupazioni ingiustificate, è bene ricordare che la cancellazione di un utente iscritto in più biblioteche del polo ha effetto solo per la biblioteca che la fa: l’utente non appare più in quella biblioteca, ma per tutte le altre non cambia niente.

Non c’è quindi alcun pericolo di interferire con le attività delle altre biblioteche.

Più o meno è la stessa logica della cancellazione titolo: se il titolo è localizzato in più biblioteche, viene solo delocalizzato per la biblioteca che fa la cancellazione.

Come già osservato (https://pololig.wordpress.com/2011/12/27/cancellazione-lettori/) c’è però anche una differenza: un titolo localizzato in una sola biblioteca se cancellato viene eliminato dal polo, mentre un lettore rimane sempre ricercabile per codice fiscale, ed il programma impedisce di assegnare lo stesso codice fiscale ad un altro lettore.

Errata impostazione data generale di inizio autorizzazioni

Quando si assegnano per la prima volta le autorizzazioni ad un lettore è necessario indicare una data generale di inizio autorizzazioni, distinta da quella legata ai singoli servizi che può essere diversa dalla prima (non precedente).

Può succedere di sbagliare e di inserire una data posteriore, anche di molto, a quella che si voleva, e allora si crea una situazione imbarazzante perché non è possibile dare servizi all’utente prima di quella data, la quale però una volta impostata non è modificabile.

Per risolvere il problema si può procedere, senza troppa perdita di tempo, nel modo seguente (chi ne trovasse un altro lo riferisca), che sfrutta il fatto che la cancellazione del lettore (per una spiegazione più dettagliata si veda https://pololig.wordpress.com/2011/12/27/cancellazione-lettori/) non cancella fisicamente il record e anzi mantiene il controllo di univocità sul codice fiscale che, a differenza degli altri dati, rimane ricercabile:

  1. cancellare il lettore dopo aver preso nota del codice fiscale
  2. fare una ricerca con tale codice fiscale
  3. apparirà il lettore che era stato cancellato, ma privo delle autorizzazioni,  come se fosse stato appena creato: si potrà quindi nuovamente assegnare la data di inizio e tutte le altre autorizzazioni.