Informazioni minime sui sistemi di collocazione


Siccome nei giorni scorsi mi hanno chiesto dei chiarimenti sulle collocazioni in Sbnweb, ho pensato di pubblicarli anche qui sul blog perché potrebbero essere utili a qualcuno, anche se sono solo pochi appunti senza pretese.

L’organizzazione delle collocazioni è un elemento spesso trascurato, col risultato che qualcuno riesce a complicarsi la vita in modo incredibile. Particolarmente nefasto è usare un sistema di collocazione che ne nasconde un altro, come succede quando si colloca per scaffale, palchetto e numero di catena, ma in realtà lo scaffale corrisponde anche ad una materia, per cui dopo un po’ non si capisce se deve prevalere il criterio posizionale o quello per materia.

Innanzitutto un po’ di terminologia.

Per sezione di collocazione si intende un insieme di documenti collocati insieme e con lo stesso criterio.

Per numero di catena si intende un numero progressivo (spesso assegnato automaticamente) che identifica la collocazione del singolo documento: talvolta può coincidere con la collocazione stessa, più spesso si aggiunge ad un altro elemento (per chi è particolarmente interessato osservo che il numero di catena è un tipo di book number, cioè di identificativo di un singolo documento nell’ambito della collocazione, argomento sul quale recentemente è uscito un interessante libro di Carlo Bianchini).

Quando si decide il tipo di collocazione, la prima cosa da stabilire è se si tratta di una collocazione a scaffale aperto, cioè col pubblico che accede direttamente agli scaffali, o a magazzino, nella quale solo gli operatori accedono agli scaffali per prendere i libri richiesti dagli utenti. Nel primo caso ci vuole un ordinamento logico facilmente comprensibile da tutti e non solo dai bibliotecari, nel secondo invece bisogna ottimizzare soprattutto l’uso dello spazio, la conservazione e la facilità di gestione, evitando schemi troppo complicati.

Sbnweb prevede che si indichi se la sezione di collocazione è a scaffale aperto o a magazzino, ma per quello che ne so non fa uso di questa informazione: tuttavia è opportuno inserirla in modo corretto, perché potrebbe venire usata in futuro oppure da altri programmi in cui siano stati caricati i dati.

E’ anche opportuno usare nomi brevi per le sezioni, perché il nome fa parte integrante della collocazione, ed è scomodo avere poi collocazioni lunghissime.

I tipi di collocazione previsti si vedono tutti nella gestione della sezione di collocazione, e sono elencati nella tabella codici  CTCO, visibile (non modificabile, perché è di polo) sotto Amministrazione -> Gestione codici e sono spiegati anche nella documentazione del programma. Il tipo Continuazione si usa solo in casi particolari, mentre quelli di uso generale sono:

  • Esplicita non strutturata: è completamente libera, quindi accetta qualunque collocazione ma non fa nessun controllo, per cui è più soggetta ad errori da parte degli operatori; è utile per schemi che non si adattano bene a nessun altro tipo (specialmente qui bisogna cercare di evitare le complicazioni eccessive); spesso è necessario usarla quando si devono registrare collocazioni preesistenti
  • Magazzino non a formato: è semplicemente un numero di catena assegnato automaticamente; può essere utile, ad esempio, per sezioni a magazzino di documenti che sono tutti dello stesso formato (come gli LP); potrebbe essere utile anche per le pubblicazioni elettroniche, anche se queste non hanno una collocazione in senso tradizionale, per evitare che queste appaiano tutte come documenti non collocati; in una biblioteca avevano stabilito che il numero di catena dovesse essere uguale all’inventario, ma io sconsiglierei di prevedere un vincolo di questo genere che è una complicazione inutile: infatti, siccome non è possibile fare in modo che il programma assegni automaticamente lo stesso numero, questo obbliga a collocare nello stesso ordine con cui si inventaria!
  • Sistema di classificazione: permette di recuperare la classe già assegnata in catalogazione semantica (se esiste); una volta recuperata, la classe si può poi modificare come si vuole (ad esempio, spesso si semplifica la Dewey); l’uso di questo tipo di collocazione ha senso soprattutto se in semantica viene usata una classificazione
  • Magazzino a formato: raggruppa i documenti per formato e numero di catena, quindi è utile soprattutto nei magazzini per sfruttare al meglio lo spazio; i codici di formato vengono definiti liberamente dalla biblioteca prima di creare la sezione, e possono essere usati per tutte le sezioni di questo tipo; usa sezione può anche usare solo una parte dei codici di formato; alcuni la usano anche in un altro modo: attribuiscono ai codici un significato diverso dal formato, in genere una materia o una tipologia di pubblicazioni, e in questo modo creano delle suddivisioni utili anche a scaffale aperto (ma col limite che all’interno del codice l’unico ordinamento possibile è quello per numero di catena)
  • Esplicita strutturata: prevede tre campi, e si adatta soprattutto ai vecchi magazzini con collocazioni già esistenti per scaffale-palchetto-numero di catena; tuttavia può andare bene per qualsiasi schema che non utilizzi più di tre campi
  • Chiave titolo: determina un ordinamento per titolo con una chiave calcolata automaticamente in base al titolo presente in descrizione; è pochissimo usata, ma può essere interessante per sezioni a scaffale aperto in cui il titolo è particolarmente significativo (forse i libretti d’opera potrebbero essere un esempio?)

A tutte le collocazioni si possono aggiungere la chiave autore o la chiave titolo inserite a mano o calcolate automaticamente, e/o una specificazione libera. Questi elementi possono essere più o meno utili a seconda dei casi: ad esempio nel magazzino non a formato, visto che l’elemento principale è un numero progressivo univoco, possono avere un ruolo informativo ma non modificano l’ordine della collocazione, invece nella collocazione per classe o nell’esplicita strutturata o non strutturata possono servire per l’ordinamento a parità di elemento principale.

Per le sezioni a magazzino di solito è consigliabile la collocazione per formato, che migliora sia l’uso dello spazio che la conservazione, evitando che si trovino vicini documenti di formato molto diverso.

E’ chiaro che non è obbligatorio creare un’unica sezione per ciascun tipo di materiale: ad esempio, i libri a scaffale aperto spesso sono collocati in parte con la Dewey e in parte con altri criteri, come la letteratura in base al nome dell’autore o le biografie in base al nome del biografato.

Si possono avere anche più sezioni con lo stesso tipo di collocazione, ad esempio i libri per adulti e quelli per bambini separati, ma collocati entrambi con la Dewey.

In particolare, è indispensabile creare sezioni distinte per gruppi di documenti fisicamente separati (quali la sede principale e un magazzino esterno) anche se collocati con lo stesso criterio, altrimenti poi nell’ordinamento topografico apparirebbero mescolati.

Rispondi

Inserisci i tuoi dati qui sotto o clicca su un'icona per effettuare l'accesso:

Logo di WordPress.com

Stai commentando usando il tuo account WordPress.com. Chiudi sessione /  Modifica )

Google photo

Stai commentando usando il tuo account Google. Chiudi sessione /  Modifica )

Foto Twitter

Stai commentando usando il tuo account Twitter. Chiudi sessione /  Modifica )

Foto di Facebook

Stai commentando usando il tuo account Facebook. Chiudi sessione /  Modifica )

Connessione a %s...