Appunti su consistenza, collocazioni e inventari


I dubbi espressi da un catalogatore mi hanno dato l’occasione per mettere insieme alcuni piccoli appunti su consistenza, collocazioni e inventari che ho pensato di condividere qui perché potrebbero essere utili anche ad altri, soprattutto i meno esperti.

Ogni tanto sorgono incertezze sulla consistenza, a proposito della quale il punto fondamentale è che si tratta di un attributo della collocazione, non dell’inventario (unità fisica). Pertanto cosa si debba mettere in consistenza dipende dal titolo a cui è associata la collocazione.

Se è associata al titolo particolare di solito contiene solo un volume (o altro tipo di unità fisica, per esempio CD, DVD ecc.) e si scrive 1 v. o altra espressione appropriata. C’è anche qualche caso diverso meno frequente, ad esempio più copie di un libro messe sotto la stessa collocazione: in questo caso si darà un’indicazione come 3 copie.

Se la collocazione è associata ad un titolo superiore (come una monografia superiore o un periodico) si mette la consistenza analitica di ciò che si colloca sotto quel titolo, ad esempio:

vol. 1-7

vol. 1,3, 5-7 [significa che mancano i volumi 2 e 4]

vol. 1-2, 3 (2 copie), 4 (3 copie), 5-7

vol. 1-3, 5 (2 copie), 6-8 [significa che manca il volume 4 ma il 5 è presente in due copie]

Non basta indicare il numero complessivo dei volumi, perché non è un dato abbastanza preciso: 7 v. potrebbero essere i volumi dall’1 al 7 o sette copie dello stesso volume o molte altre combinazioni ancora.

La consistenza non è da confondere con indicazioni come v. 1, v. 2 o simili che si inseriscono nella nota all’esemplare. Si tratta di indicazioni sul volume particolare che possono essere molto importanti soprattutto se non si fa la catalogazione a livelli, perché senza queste indicazioni non si capirebbe a cosa corrisponde il singolo inventario, e ciò tra l’altro creerebbe problemi nella gestione del servizi (si rischierebbe di non sapere bene, ad esempio, che cosa si sta dando in prestito).

Se quindi dovessero venire ridimensionati i W aumenterebbe molto l’importanza di questa nota.

Il numero di sequenza non c’entra con la consistenza, ma semmai fa parte della collocazione. La sequenza indica in quale posizione è collocato quel particolare volume, per cui:

  • se il documento reca una numerazione, corrisponde alla numerazione (a meno che per qualche motivo non si voglia collocare in ordine diverso, cosa che però generalmente mi sembra sconsigliabile)
  • se non c’è una numerazione ma c’è un evidente ordine delle unità (ad esempio cronologico, tematico ecc.) corrisponde a quell’ordine, anche qui salvo eccezioni come detto al punto precedente
  • se non c’è nessun tipo di ordine che risulta dalla pubblicazione decide il bibliotecario in che ordine  collocare le unità e assegna un numero di sequenza corrispondente

Attenzione a non confondere il numero di sequenza con la designazione delle unità o parti di cui al paragrafo 5.2.0.3 delle REICAT, dato che fa parte della descrizione e può anche mancare, mentre il numero di sequenza dovrebbe sempre essere presente, visto che le unità normalmente vengono collocate in un ordine determinato (non determinarlo mi sembra poco opportuno perché può creare confusione, soprattutto se le unità sono molte).

Se la collocazione è sul titolo superiore è normale correggere la consistenza per  aggiungere nuove unità non possedute al momento della collocazione iniziale, perché è evidente che se tali unità non erano possedute non potevano essere indicate nella consistenza, anche se ne fosse stata già prevista l’acquisizione, che registra uno stato di fatto e non una previsione.

A differenza della collocazione, l’inventario è sempre associato con l’unità fisica, per cui quando la collocazione è sul titolo superiore l’inventario non è legato a tale titolo ma alle unità subordinate, se descritte singolarmente.

Naturalmente gli inventari si attaccano al livello superiore se le unità non sono descritte singolarmente, cosa che attualmente è ammessa in alcuni casi con la musica e quando si recupera da scheda, senza libro in mano, se la scheda non contiene i dati delle singole unità. Vedremo se la nuova Guida allargherà questi casi.

La nozione di unità fisica ai fini dell’inventariazione non va sempre intesa in senso letterale, ma interpretata nel contesto del documento che si tratta: ad esempio, normalmente si assegna un unico inventario ad un libro con un allegato, all’annata di un periodico anche se comprende molti fascicoli e a volte anche a confanetti con registrazioni musicali di contenuto omogeneo, come un’opera lirica suddivisa in più CD.

Attenzione: la consistenza si riferisce alla collocazione a cui è associata, non necessariamente a tutto ciò che la biblioteca possiede di una certa edizione. Ad esempio, se dell’edizione in più volumi sono possedute due copie, queste possono essere collocate in modo indipendente, per cui ogni collocazione avrà la consistenza della rispettiva copia. Oppure: se di un particolare volume si possiede una seconda copia, questa può essere collocata insieme alle altre, e allora rientrerà nella consistenza di quella collocazione, o a parte, e allora ci sarà una consistenza per quella collocazione.

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