Visualizzazione della consistenza di polo e di indice


ATTENZIONE: dopo la prima pubblicazione il 28 giugno 2011 questo articolo ha ricevuto, il 29 giugno 2011, correzioni e integrazioni sostanziali. Chi ha letto la prima versione non ne tenga conto e rilegga questa.

Ecco le informazioni essenziali sulla gestione della consistenza di collocazione in SbnWeb, gestione che è in parte diversa rispetto a client/server.

Ora è possibile visualizzare la consistenza di una collocazione non solo in polo, ma anche in indice.

La visualizzazione della consistenza in polo è possibile solo se alla collocazione viene associato un esemplare, la cui consistenza è quella che si vede in polo, mentre in indice è possibile sia tramite l’esemplare, sia anche compilando solamente il campo Consistenza tramite il bottone Aggiorna dati di possesso in indice.

Chiariamo punto per punto.

Per visualizzazione qui si intende quella che è accessibile dal menu Esamina, e quindi è disponibile per tutte le biblioteche e non solo per quella che possiede il documento, la quale può comunque vedere (e modificare) la consistenza dalla Gestione documento fisico.

La consistenza è rimasta quella che era in client/server, cioè l’indicazione delle unità fisiche che fanno parte della collocazione o dell’esemplare. È un dato molto utile perché fa capire in un colpo solo che cosa è contenuto in una certa collocazione: per questo essa non va data in forma cumulativa, ma come distinta delle unità possedute.

Ad esempio, se per una edizione in 7 volumi, si indica come consistenza 7 v. non si capisce se la biblioteca possiede i volumi dall’1 al 7, oppure 7 copie di un solo volume. Bisogna invece indicare:

v. 1-7

v. 5 (7 copie)

v. 1-3, 5 (2 copie), 6-7

ecc. ecc. (si noti che tutti gli esempi danno come totale 7 volumi).

In caso di documento in un’unica unità fisica bisogna indicare 1 v. e non v. 1, che farebbe pensare al primo volume di una sequenza.

Per i libri antichi è uso consolidato, anche se non pare previsto da alcuna norma, usare il termine esemplare invece di copia.

L’esemplare è un concetto che ha sempre avuto la tendenza ad essere abbastanza oscuro.

La bozza del manuale di SbnWeb che ci ha fornito l’ICCU lo definisce nel modo seguente, che mi pare piuttosto chiaro:

L’esemplare è l’insieme delle unità fisiche che costituiscono l’unità bibliografica, o un elemento di aggregazione delle informazioni relative ai volumi posseduti.
La definizione dell’esemplare serve quindi ad avere una visione complessiva del posseduto dei volumi che fanno parte di un’opera o di una collana a prescindere dalla loro collocazione fisica. Descrive la consistenza dell’opera.

Esempi:

– Monografia in un volume (in una o più copie)
L’esemplare è la monografia stessa

– Monografia in più volumi
Posso creare l’esemplare alla monografia superiore

– Monografie che fanno parte di una collana Posso creare l’esemplare alla collana

–    Monografia in più volumi facente parte di una collana
Posso creare l’esemplare alla monografia superiore oppure alla collana

L’Esemplare ha come dato la Consistenza (polo): Indicazione sintetica dei volumi posseduti.

La Consistenza dell’esemplare va quindi aggiornata ogni volta che si colloca un volume che appartiene all’esemplare.
La consistenza di esemplare può essere inviata in Indice

Se si crea l’esemplare, tramite il bottone Aggiorna dati di possesso in indice che appare creando o modificando una collocazione si manda in indice la consistenza dell’esemplare.

Se non si desidera creare l’esemplare, è possibile comunque inviare la consistenza in indice sempre cliccando sul bottone Aggiorna dati di possesso in indice, e compilando il relativo campo coi criteri sopra indicati.

Lo stesso risultato si ottiene tramite Vai a -> Gestione bibliografica -> Operazioni di servizio su localizzazioni, e cliccando sull’identificativo della biblioteca, che porta alla stessa schermata. Questo può essere comodo per intervenire sul dato, ad esempio se non si è inserito durante la collocazione, evitando di entrare nella modifica dell’inventario e collocazione.

Poiché visualizzare la consistenza, almeno in indice, è cosa estremamente utile per capire che cosa esattamente possiede la biblioteca di un certo documento, ed evitare così che venga richiesto proprio quello che manca, è molto opportuno che quando si colloca venga utilizzato il comando Aggiorna dati di possesso in indice in modo da potervi indicare la consistenza (questo non cambia però il tipo di localizzazione, che è comunque per possesso anche se non si invia la consistenza).

Per visualizzare la consistenza in polo invece bisogna che venga creato l’esemplare, cosa che comunque richiede pochissimo lavoro aggiuntivo e si fa con l’apposito bottone Esemplare, sempre dalla creazione o modifica dell’inventario e collocazione.

Volendo scegliere, mi sembra chiaro che sia meglio mandare la consistenza solo in indice piuttosto che solo in polo, in modo che venga vista da tutte le biblioteche SBN.

Anche in client/server la consistenza di polo era visualizzabile solo dall’esemplare, anche se questo probabilmente era sfuggito a molti (alcuni indicavano la consistenza nelle note all’inventario, che venivano visualizzate, e questo poteva dare l’impressione che venisse visualizzato il campo della consistenza; questa indicazione nella nota all’inventario però era relativa al singolo inventario e non al livello superiore).

2 risposte a “Visualizzazione della consistenza di polo e di indice

  1. l’aggiornamento dei dati di possesso in indice si fa anche per le opere in piu volumi libro moderno? perche non essendo ancora in possesso delle linee catalogazione sbn web non posso verificare, nei miei ricordi del corso fatto dal personale ICCU penso che abbiano specificato che si invia in indice la consistenza esemplare per il libro antico e periodici, aggiungo se non disturbo, la consistenza di collocazione per le opere in piu volumi che hanno collocazione diversa si continua a fare? (es. v. 1-3), per quanto riguarda la collocazione di un’oipera in piu volumi si puo seguire l’esempio del polonap? a chi mi devo rivolgere per avere la bozza sbn web? grazie

    • L’aggiornamento dei dati di possesso, quando necessario, si può fare per qualsiasi pubblicazioni, non mi risulta che ci siano limiti e del resto non vedo perché dovrebbero esserci.

      Non ho capito bene invece questo punto: “la consistenza di collocazione per le opere in piu volumi che hanno collocazione diversa si continua a fare? (es. v. 1-3)”. Può spiegare pù chiaramente? Eventualmente chiedo consigli a chi ha più esperienza di me con la gestione degli esemplari, cosa che viene fatta specialmente alla Biblioteca Universitaria.

      Per quanto riguarda l’esempio del polo nap per la collocazione delle opere in più volumi, non ho idea di che cosa facciano: se lo descrive posso dire che cosa ne penso.

      Per la bozza SbnWeb, se intende quella dei manuali deve rivolgersi all’ICCU e in particolare alla dott.ssa Contardi, perché noi non siamo autorizzati a distribuirli al pubblico.

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