Allineamenti e operazioni sui dati gestionali


L’assistenza segnala che frequentemente le richieste di interventi sui dati gestionali (inventari, collocazioni, esemplari) rese necessarie da qualche allineamento rimangono senza risposta, impedendo quindi di completare gli allineamenti stessi in polo o in biblioteca.

Innanzitutto, è fondamentale ricordare che se qualcuno riceve richieste di questo genere e non le trova chiare (come potrebbe succedere soprattutto per chi lavora da poco in SBN) non deve ignorarle, ma chiedere chiarimenti all’assistenza stessa o al responsabile del polo (o anche ad altri colleghi più esperti).

In linea di massima, è meglio chiedere al respomsabile del polo le spiegazioni generali su come si lavora con gli allineamenti ecc., perché l’assistenza non è tenuta ad insegnare come si opera in SBN, mentre è meglio chiedere all’assistenza per dubbi sul caso particolare.

Qui per comodità richiamo alcuni punti fondamentali.

La necessità di intervento sui dati gestionali sorge di solito quando in indice avviene qualche fusione di titoli (cioè due titoli simili vengono riconosciuti come duplicati e fusi in uno solo) o qualche cancellazione.

La procedura di allineamento, che viene eseguita automaticamente di notte, dovrebbe trasferire queste modifiche nel database di polo e in quello di biblio, ma non cancella i titoli interessati se ad essi sono legati dei dati gestionali.

In questi casi l’assistenza chiede, tramite email, alle biblioteche interessate di eliminare i dati gestionali collegati a questi titoli. La biblioteca deve quindi esaminare il titolo (che a questo punto è ancora in polo) per vedere quale BID ora rappresenta la pubblicazione corrispondente, eliminare i gestionali dal titolo che deve scomparire, e assegnarli ad un altro titolo secondo quanto ritenuto opportuno (in molti casi sarà sufficiente assegnare lo stesso inventario e collocazione ad un altro titolo).

Non fare niente serve solo a impedire la conclusione corretta degli allineamenti e a peggiorare la qualità del catalogo di polo (e quindi anche degli opac), nel quale rimangono duplicati e titoli errati che in indice sono già stati eliminati.

Non è strano che chi lavora da poco in SBN possa avere qualche dubbio quando si trova davanti a questi casi nella pratica, però su quello che non si capisce bisogna chiedere spiegazioni.

Ricordo anche la necessità che vengano segnalati tempestivamente i cambiamenti di recapiti e in particolare di indirizzi email (cambiamenti che vanno anche registrati tra i dati della biblioteca nel polo), altrimenti le comunicazioni dell’assistenza rischiano di sparire nel nulla.

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