Ripasso sui livelli di autorità in catalogazione

Recentemente si è riscontrato che non tutti hanno ben presente il significato dei livelli di autorità in catalogazione, quindi per aiutare chi si trovasse in difficoltà proponiamo qui un breve ripasso.

In SBN ad ogni entità presente nel catalogo (titolo, autore, soggetto ecc.) è associato un livello di autorità (01, 05, 51, 71, 90, 95, 96, 97 – occasionalmente possono trovarsi altri valori che si riconducono a quello inferiore, per esempio 55, essendo inferiore a 71, equivale in pratica a 51) che viene chiaramente presentato tra i dati dell’entità, e ad ogni catalogatore è associato un livello di autorità massimo che può utilizzare.

Come si può intuire, il catalogatore non può modificare elementi con livello di autorità superiore al suo.

Quindi se tentando di modificare qualcosa appare un messaggio che avverte che la modifica è impossibile a causa del livello di autorità non c’è niente di strano: l’unica anomalia sarebbe se il messaggio apparisse quando il livello del catalogatore non è in realtà inferiore a quello del dato, per esempio se un catalogatore abilitato al 71 non potesse modificare un titolo a 51. Si tratta però di un fatto estremamente raro, che nei 12 anni da quanto è in funzione il polo forse non è mai successo.

Da ricordare anche che

• il livello massimo del catalogatore può essere modificato dalla biblioteca
• è opportuno che il livello di default sia mantenuto a 51 (ossia: non create dati a livello superiore al 51 se non è proprio necessario)
• nell’attuale configurazione del polo il livello massimo con cui possiamo lavorare in indice è 71 (non possiamo quindi creare dati a livello 90).

Come al solito, si raccomanda cautela nelle modifiche: bisogna farle solo se è veramente utile e se si hanno le conoscenze necessarie. Possono infatti esserci modifiche complesse che richiedono una certa abilità; inoltre i catalogatori inesperti possono correre il rischio di prendere per errato qualcosa che non lo è. Altre volte il lavoro necessario per la correzione non compensa i vantaggi. In ogni caso noi, non avendo particolari compiti di manutenzione del catalogo, non siamo obbligati a correggere gli errori che troviamo, fatto salvo ovviamente che ognuno è tenuto a correggere gli errori fatti da lui.

SIGNIFICATO DEI LIVELLI DI AUTORITA’ (l’argomento è trattato nella Guida SBN a p. 221)

01 – proposta di acquisto (la notizia non fa parte del catalogo vero e proprio)

05 – REC = recupero (indica un dato ottenuto da una precedente catalogazione senza esame diretto del documento)

51 – MIN = minimo (da usare nel lavoro quotidiano, possibilmente inserendo tutti i dati applicabili anche se non obbligatori per il livello)

71 – MED = medio

Noi attualmente non possiamo usare i seguenti livelli (in precedenza potevamo lavorare a 90)

90 – MAX = massimo (a partire da questo livello è obbligatoria la verifica su fonti esterne, come bibliografie, repertori ecc.)

I seguenti tre livelli sono riservati a chi fa attività centralizzata di manutenzione del catalogo (ad esempio biblioteche nazionali centrali, ICCU e pochi altri)

95 – SUP = super (controlli più estesi)

96  = in lavorazione (dato in lavorazione per il passaggio ad authority file)

97 – AUF = authority file (dato autoritativo, da considerarsi in linea generale definitivo, ottenuto in seguito al massimo controllo sulle fonti disponibili, e corredato da notizie aggiuntive, ad esempio per gli autori notizie biografiche).

Purtroppo è ben noto che il livello elevato non garantisce di fatto la qualità dei dati: in particolare, ci sono diversi casi di dati a livello 90 che contengono errori anche grossolani (a quanto pare in qualche polo o biblioteca questo livello è stato attribuito a persone incompetenti), cosa che però è molto più rara o assente coi livelli 95 e 97.